Bevoegde schepen
Andy Depetter

Status

In uitvoering

Stand van zaken (indicator)

G

Stand van zaken (toelichting)

Om te voorzien in een betere huisvesting  en ontsluiting van het 'oude' archief van het OCMW heeft er in 2021 een marktverkenning plaatsgevonden. 

  • Voor het recente archief werden voorbereidende handelingen uitgevoerd in afwachting van de praktische uitwerking van selectielijsten. Bedoeling is de archiefinstroom op die manier te beperken.
  • Idem voor het toekomstige archief waarbij vooral wordt gekeken naar digitale archivering. Een samenwerking met de Provincie Oost-Vlaanderen werd opgezet in de tweede helft van 2022.
  • Het oude archief van het OCMW werd in het voorjaar van 2023 geschoond, een deel klaargemaakt voor definitieve vernietiging (in afstemming met het Rijksarchief) en een deel klaargemaakt voor verdere bewaring. Het deel voor verdere bewaring krijgt nog een langdurige opslag in een van de panden van het lokaal bestuur. 

Via Solva werd midden 2023 een intergemeentelijk archivaris aangesteld die de aanpak van ons archief verder zal trekken.

De intergemeentelijke archivaris zal gemeente en OCMW als één organisatie beschouwen in zijn werking. Het archief- en leeszaalreglement, alsook verdere richtlijnen die daaruit voortvloeien, geldt voor de hele geïntegreerde organisatie, zonder onderscheid tussen gemeente en OCMW. Het vernieuwde reglement werd goedgekeurd door de raden op 21 december 2023.

Voor een betere huisvesting en ontsluiting van het archief van het OCMW werd besloten om maximaal OCMW-archief te verhuizen naar het depot in het administratief centrum. Daartoe wordt eerst plaats vrijgemaakt in dit depot via archiefvernietigingen (steeds in afstemming met het Rijksarchief). De dozen die worden overgebracht, worden eerst gecheckt op mogelijke schimmels en waar nodig behandeld en vervolgens herverpakt in zuurvrije archiefdozen. De eerste verhuisbeweging staat in het voorjaar van 2024 gepland. 

Tijd (indicator)

G

Tijd

Vertraagd

Geld (indicator)

G

Geld

(budget) Jaarrekening 2023

Rekening 2022 Rekening 2023 MJP 2023 NIEUW