A40203 Digitaal ondertekenen van documenten mogelijk maken

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

De invoering van een digitaal handtekenplatform kan een aanzienlijke efficiëntiewinst voor de hele organisatie betekenen en is een belangrijke stap voorwaarts in de digitalisering van onze dienstverlening en interne werking. Naast efficiëntie en tijdswinst biedt een dergelijk platform ook grote voordelen op vlak van duurzaamheid (minder verplaatsingen en papierverspilling) en informatieveiligheid. Zeker als dit handtekenplatform gekoppeld en geïntegreerd wordt in softwaretoepassingen zoals Corsa (voor o.a. uitgaande briefwisseling), Cobra (uittreksels en andere documenten uit ons notuleringspakket) en Vergunningen.net (documenten stedenbouw).

De dienst ICT voerde in 2020 een verkennend marktonderzoek rond digitale ondertekenplatformen. Begin 2021 werd gekozen voor het platform e-Signflow van VandenBroele. Dat platform werd in het tweede kwartaal van 2021 in testomgeving opgezet en de beheerders kregen in juli een eerste opleiding.

• In het najaar van 2021 zaten we met VandenBroele en Cevi rond de tafel om het digitaal ondertekenen eerst te implementeren in het notuleringspakket Cobra. In het voorjaar van 2022 werden intern opleidingen gegeven aan de betrokken medewerkers. Intussen worden de personeelsbesluiten van de algemeen directeur en de besluiten en notulen van het college, het vast bureau en de raden, net als de besluiten burgemeester en financieel directeur digitaal ondertekend vanuit Cobra (dankzij de koppeling met e-Signflow).
• Voor Vergunningen.net vroegen collega's van de dienst Wonen & Ondernemen al via manuele upload de digitale ondertekening aan. In het najaar van 2022 werd de koppeling tussen Vergunningen.net en eSignFlow opgestart. De verdere uitwerking tussen beide systemen moet nog gefinetuned worden. Bestaande documenten werden geüniformiseerd, oude documenten gearchiveerd. Door de lancering van het Vlaamse Vastgoedinformatieplatform en het backofficesysteem Vastgoedinfo werd hieraan voorrang gegeven bij de dienst. De volledige integratie van eSignFlow en Vergunningen.NET wordt in het voorjaar van 2024 opnieuw opgenomen.
• De geplande integratie van eSignFlow met het postregistratiesysteem Corsa werd on hold gezet, o.m. omdat de kostprijs aanzienlijk hoger ligt dan de vooropgestelde offerte. 
• Door de uitfasering van het postregistratiesysteem Corsa wordt per dienst bekeken op welke manier uitgaande brieven kunnen opgemaakt en digitaal getekend worden. Voor de dienst Huisvesting werden, in afwachting van het nieuwe postregistratiesysteem, de sjablonen geüpdatet en aangepast en kunnen voortaan via eSignFlow getekend worden. 

Tijd (indicator)

Tijd

Geld (indicator)

Geld

(budget) Jaarrekening 2023