A40202 Digitaal informatie- en archiefbeheer in de organisatie optimaliseren

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Op 26 januari 2023 keurde de gemeenteraad het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst met Solva goed rond het ter beschikking stellen van een intergemeentelijk archivaris. In het voorjaar van 2023 liep de selectieprocedure. Eind juni 2023 trad de nieuwe medewerker in dienst bij Solva. Hij is twee dagen per week aan de slag voor ons lokaal bestuur, de resterende dagen spendeert hij aan het archief van de lokale besturen van Haaltert en Erpe-Mere.

In afwachting van de start van de intergemeentelijk archivaris werd de expertise bij provincie Oost-Vlaanderen ingeschakeld om het oude OCMW-archief te schonen. Omwille van de optimalisering van de beschikbare archiefruimte was er immers nood aan de vernietiging van een aantal archiefbestanden waarvan de wettelijke bewaartermijn verstreken is. Samen met een aantal administratief medewerkers werd heel wat werk verzet en kwam men tot een lijst van 848 archiefdozen en 17 meter losverpakt materiaal (in totaal 102 meter archief) dat bij het Rijksarchief werd opgegeven ter vernietiging volgens de richtlijnen van het Archiefdecreet. Dit werd goedgekeurd door het vast bureau van 6 juni 2023.

De lokale overheden dragen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheren en bewaren van de bestuursdocumenten. Sinds 20 december 2019 stelt Digitaal Archief Vlaanderen het Serieregister als webapplicatie beschikbaar voor alle overheden in Vlaanderen. Dit is het centrale register waarin overheidsinstanties hun categorieën van bestuursdocumenten moeten bekend maken. Alle besturen dienen volgen het Bestuursdecreet aan te sluiten bij het Serieregister indien zij na 2023 bestuursdocumenten efficiënt wensen te beheren en eventueel vernietigen. Op 23 mei 2023 werd onze aansluiting bij het Serieregister van de Vlaamse overheid goedgekeurd door het schepencollege en vast bureau. Er werd een projectfiche opgemaakt om de implementatie van het Serieregister in 2024 te kunnen opstarten.

Voor de optimalisatie van onze mappenstructuur werden al enkele verkennende offertes opgevraagd en bekijken we samen met de Informatieveiligheidscel de volgende stappen. Als één van de eersten startte onze financiële dienst met de optimalisatie van haar mappenstructuur om het zoeken naar informatie en archivering te vergemakkelijken. In de tweede helft van 2021 werd ook de mappenstructuur bij de sociale dienst al deels geoptimaliseerd naar aanleiding van een interne reorganisatie. Er werden nog verdere stappen gezet om tot een goede uitvalsbasis voor informatie te komen, in vorm van richtlijnen/procedures als handleiding voor de medewerkers.

Zie ook A40203 (Digitaal ondertekenen van documenten mogelijk maken), waarbij het invoeren van de digitale handtekening in ons notuleringspakket alvast een belangrijke stap voorwaarts betekent in het digitaal bewaren van officiële documenten.

Sinds juli 2023 is de intergemeentelijke archivaris aan de slag met de verdere optimalisering van het archiefbeheer en het digitale documentbeheer. Op beleidsvlak is een nieuw archiefreglement goedgekeurd door de gemeenteraad, waardoor de archiefwerking van gemeente en OCMW geïntegreerd is. Wat het archiefbeheer betreft heeft een grote selectieactie plaatsgevonden in het depot van het administratief centrum, waardoor meer dan 1200 archiefdozen in aanmerking komen voor vernietiging. De fysieke vernietiging daarvan is lopende, en wordt in 2024 afgerond. De plaats die hierdoor gewonnen wordt in het depot, zal ingenomen worden door archief van het Sociaal Huis, waar een acuut gebrek aan archiefruimte is. Daarnaast wordt ook gewerkt aan een volledig nieuwe depotlijst/plaatsingslijst, waardoor het depot volledig ontsloten wordt op doosniveau. Op vlak van informatiebeheer werden in 2023 de nodige stappen achter de schermen genomen om vanaf 2024, en zeker in 2025 en 2026 volop het digitale werken te ondersteunen, en een digitale archiefwerking uit te bouwen.

Tijd (indicator)

Tijd

Geld (indicator)

Geld

(budget) Jaarrekening 2023