A30301 Ontwikkeling en uitrol visie evenementenbeleid

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Bij de lancering van de nieuwe gemeentelijke website begin 2021 besteedde de dienst Vrije tijd extra aandacht aan de uitwerking van een webpagina rond het evenementenloket. Hierop wordt allerhande info gebundeld die nuttig kan zijn bij de organisatie van een evenement: zaal huren of materiaal nodig, verplichtingen, promoten van je activiteit, subsidies, duurzaamheid, tips voor organisatoren.

Als lokaal bestuur wilden we nog een stapje verder gaan: de implementatie van een digitaal evenementenloket. Hiermee willen we lokale verenigingen en organisatoren een moderne tool aanbieden die het hen vergemakkelijkt om activiteiten op ons grondgebied te organiseren. Zo zou het een vermindering van de administratieve werklast moeten betekenen. Het online evenementenloket is dus een stap in de goede richting tot de realisatie van een integraal, inclusief, efficiënt en transparant evenementenbeleid. In 2021 werd het digitale evenementenloket van Eaglebe aangekocht. 

De gemeenteraad keurde in de zitting van 29 juni 2023 een nieuw reglement voor de organisatie van evenementen in Denderleeuw (op openbaar of privédomein) goed. Alle verplichtingen en relevante richtlijnen voor de organisatie van een evenement zijn hierin opgenomen. Bovendien is het reglement afgestemd op het digitale evenementenloket.

Sinds 1 juli 2023 heeft ons lokaal bestuur een coördinator evenementenloket in dienst binnen Vrije tijd. Deze persoon staat in voor een klantgerichte en professionele uitbouw van ons evenementenloket, het organiseren van allerhande initiatieven en projecten, het digitaliseren van de dienstverlening, de werking van de UiTpas, de ondersteuning van organisatoren, communicatiestroom tussen organisatoren, ons lokaal bestuur en partners, ...

Op maandag 4 september 2023 ging het nieuwe evenementenplatform online. Om organisatoren op weg te helpen met de nieuwe toepassing organiseerde de dienst Vrije Tijd een infosessie op 7 september 2023. Wie hulp nodig had bij de overschakeling naar dit online platform werd individueel begeleid.

In onze SCHAKEL editie november-december 2023 werd alle info overzichtelijk gemaakt in een infographic.

Het digitale evenementenloket, Eaglebe, is gebruiksvriendelijk en vergemakkelijkt het indienen van een aanvraag/melding:

• Organisatoren kunnen ten alle tijde hun account en status van de dossiers raadplegen
• bij het indienen van het evenement wordt het type evenement aangeduid (vb. wielerwedstrijd, fuif, eetfestijn,...) waardoor het evenement de geschikte procedure doorloopt. 
• Organisatoren  kunnen via het platform aanvragen indienen bij elke stad of gemeente.
• Bij inname openbaar domein is de aanvraag gekoppeld aan GIPOD, zodat de beschikbaarheid van de openbare locatie wordt geverifieerd. 
• Aanvragen van vorige edities kunnen worden gekopieerd. Handig als men jaarlijks hetzelfde evenement organiseert, dan kan men de volgende jaren verder bouwen op de voorgaande aanvraag.
• De goedkeuring van het evenement en de vergunning kunnen via het platform gedownload worden en blijven daar raadpleegbaar, zowel voor de organisator als voor de veiligheidsdiensten.

Eind 2023 werd het digitale evenementenloket geëvalueerd door de betrokken diensten (vrije tijd, mobiliteit, omgeving, veiligheid, politie en brandweer). Het platform wordt als positief ervaren voor het gebruik van de evenementenmodule. Het platform is gebruiksvriendelijk, efficiënt en snel toegankelijk. Het mailverkeer tussen diensten is sterk verminderd, adviezen staan overzichtelijk gegroepeerd en alle documenten, van aanvraag tot vergunning, zijn raadpleegbaar.  

De dienst Vrije Tijd vraagt ook naar de mening en ervaringen van organisatoren. Hiervoor werd een online evaluatieformulier gehanteerd. De meeste organisatoren gaven echter telefonisch en/of via e-mail hun bevindingen met het digitale platform door. 

Jaarlijks zijn er gemiddeld 180 aanvragen. Er is dus heel wat te doen in Denderleeuw!

Tijd (indicator)

Tijd

Geld (indicator)

Geld

(budget) Jaarrekening 2023