A40240 De archiefwerking van de gemeente uitdragen binnen het OCMW

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Via Solva werd midden 2023 een intergemeentelijk archivaris aangesteld. Het archief- en leeszaalreglement, alsook verdere richtlijnen die daaruit voortvloeien, geldt nu voor de hele organisatie, zonder onderscheid tussen gemeente en OCMW. Het vernieuwde reglement werd goedgekeurd door de raden op 21 december 2023.

Voor een betere huisvesting en ontsluiting van het archief van het OCMW werd besloten om maximaal OCMW-archief te verhuizen naar het depot in het administratief centrum. Daartoe werd eerst plaats vrijgemaakt in dit depot via archiefvernietigingen (steeds in afstemming met het Rijksarchief). De dozen die worden overgebracht, worden eerst gecheckt op mogelijke schimmels en waar nodig behandeld en vervolgens herverpakt in zuurvrije archiefdozen. Deze verhuisbeweging heeft plaatsgevonden tijdens het eerste en tweede kwartaal van 2024, en is intussen afgerond.

Tijdens de zomermaanden van 2024 werd extra aandacht besteed aan het Sociaal Huis, om er de archiefachterstanden te proberen weg te werken, en om de nieuwe archiefrichtlijnen te laten inburgeren.

In 2025 werd plaats vrijgemaakt in het depot van het administratief centrum, zodat een grote overdracht vanuit het Sociaal Huis kon plaatsvinden. In 2025 werd de verhuisoperatie van het laatste OCMW-archief dat zich op een externe locatie bevond afgerond. Dit liet toe om de focus te verschuiven naar het Sociaal Huis zelf. Het tussendepot werd er geledigd en overgebracht naar het archiefdepot van de gemeente. Dit liet toe om een archiefdag te organiseren binnen het Sociaal Huis. Met behulp van de medewerkers van het Sociaal Huis, werd veel plaats vrijgemaakt in de bureaus. De archiefdag staat nu jaarlijks op de agenda, om archiefbeheer in het OCMW te verankeren. Daarnaast werden ook richtlijnen opgesteld om aan betere dossiervorming te doen m.b.t. de sociale dossiers. Dit laat betere archivering ervan toe.

Tijd (indicator)

Tijd

Geld (indicator)

Geld