A40204 Nieuwe (virtuele) telefooncentrale implementeren voor de hele organisatie

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Onze klassieke telefooncentrale was aan vervanging toe. Niet alleen was de technologie verouderd, ook werd het hierdoor steeds moeilijker om nieuwe nummers toe te kennen. 

Binnen onze policy om meer gebruik te maken van cloud- en internettechnologie was het dan ook logisch om de overstap te maken naar internettelefonie of VoIP (Voice over IP). Het college van burgemeester en schepenen keurde eind december 2021 de gunning goed voor de omschakeling naar telefonie in de cloud via afname van het raamcontract van de Vlaamse overheid. De keuze viel op Teams telefonie en de belfunctionaliteiten van Teams werden in de loop van 2022 uitvoerig getest. Eind 2022 werd deze software besteld, net als de nodige hardware. Ook eind 2022 werden onze Microsoft-licenties uitgebreid met phone add-ons. 

In samenspraak met Proximus werd de definitieve overstap naar Teams telefonie gerealiseerd tussen 15 en 25 mei 2023. We kozen voor een gefaseerde omschakeling waarbij over een periode van 2 weken gemiddeld om de 2 dagen telkens een bijkomende site de omschakeling maakte naar digitale telefonie. Zo kon de dienst ICT steeds ter plaatse technische ondersteuning bieden en een woordje uitleg geven. Vooraf kregen alle medewerkers een opleiding vanuit onze dienst ICT. Voor de collega' s van het onthaal van het administratief centrum en het Sociaal Huis werd een bijkomende opleiding rond Luware Nimbus voorzien.

De omschakeling is vlot verlopen en werd geëvalueerd aan de hand van een vragenlijst voor medewerkers om de tevredenheid te meten en resterende issues op te sporen. In het najaar stond nog een interne opleiding met extra tips & tricks op de agenda tijdens onze vormingsmaand. Wij blijven ook nog verder inzetten op het optimaliseren van onze oproepen, wachttijden, doorschakelingen.

Onze klassieke telefooncentrales zijn op iedere locatie vervangen door telefonie via Teams. Daarnaast bekijken we verder of we Teams Telefonie ook op de resterende locaties kunnen uitrollen zodat ook zij kunnen gebruik maken van de moderne functionaliteiten die bellen via Teams te bieden heeft.  

Tijd (indicator)

Tijd

Geld (indicator)

Geld