A40200 Uitbouw van de MID-office, met koppeling naar de gebruikerstoepassingen

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

In 2024 namen we afscheid van ons toenmalig Document Management Systeem. In functie hiervan werd een exitstrategie bepaald, voorbereid en uitgevoerd. De dossiers en poststukken werden in december 2024 geëxporteerd als pdf-bestanden, de metadata als .csv-bestanden staan ter beschikking op de fileserver. 

Op basis van een uitgebreid marktonderzoek werd groen licht gegeven voor de aanschaf van een nieuw postregistratiesysteem. De installatie en configuratie werd uitgevoerd in juli 2024, de opleiding voor beheerders (diensten Secretariaat & Onthaal) in september 2024 opgezet. Alle diensten, behalve de dienst Vrije Tijd, Samenleven en de sociale dienst, werden voor eind 2024 omgeschakeld naar het nieuwe postregistratiesysteem. De opstart voor de sociale dienst is, door de koppelingsmogelijkheid met New Social, afhankelijk van de upgrade van hun pakket voor behandeling van sociale dossiers. De aanzet voor de aanschaf van New Social werd in de eerste helft van 2024 gegeven. Eind 2024 werd contact opgenomen met de stad Kortrijk waar deze toepassing al in gebruik is. Uit deze demo bleek dat momenteel nog niet alle mogelijkheden uit de huidige versie werden overgebracht naar de nieuwe. Enkel de mogelijkheid tot het aanmaken van een digitaal sociaal dossier en de opvolging van inkomende post door de koppeling met het nieuwe postregistratiepakket vormen een meerwaarde voor de sociale dienst. Het huidige pakket blijft, voorlopig, het hoofdprogramma. Op 19 juni 2025 gaf Cevi een webinar waarbij de nieuwigheden op een tijdslijn werden geplaatst. Vanaf 2028 zullen alle functionaliteiten beschikbaar zijn in New Social. Toch benadrukt de sociale dienst de meerwaarde en zal een projectfiche voorzien worden. Dit houdt in dat ook de uitrol van digitale postregistratie voor het Sociaal Huis in 2026 zou kunnen uitgevoerd worden.

Het Lokaal Bestuur zet ook verder in op de MAGDA-Documentendienst van de Vlaamse overheid. Deze toepassing biedt op termijn de mogelijkheid om te zorgen voor de volledige digitalisering van de uitgaande post binnen de organisatie.

• De eerste vraag voor aansluiting bij MAGDA-Documentendienst kwam vanuit de dienst Burgerzaken, met name voor het verzenden van digitale oproepingskaarten in kader van beide verkiezingen in 2024. Tijdens het college van 12/12/2023 werd de aankoop van het verkiezingspakket goedgekeurd, inclusief de nodige koppelingen met MAGDA-Documentendienst.
• Op 07/01/2025 keurde het college de projectfiche goed voor de koppeling tussen Unibel en MAGDA-DD. Deze aansluiting is een belangrijk onderdeel in de verdere digitalisering van onze processen, nl. het afleveren van aanslagbiljetten (en gerelateerde fiscale documenten) van de gemeentelijke belastingen via de software Unibel (zie: P2024-012 – Digitaal versturen belastingen via MAGDA). Fase 1 werd op 18/06/2025 (Algemene Belastingen op Bedrijfsvestigingen - ABB 2025) en 25/06/2025 (Algemene Gemeentelijke Belastingen - AGB gezinnen) uitgevoerd. Voor het digitaal uitsturen van ABB ligt het afleveringspercentage momenteel op 24%. Er werden 325 actieve e-Box’en (op 1342) genoteerd. In het federaal regeerakkoord staat dat het gebruik van de e-Box Enterprise door ondernemingen verplicht zou worden vanaf 2026. Hierover zal nog duidelijk gecommuniceerd worden, mogelijks met een doelgerichtere communicatiecampagne. 
• Ook de toepassing van de dienst Wonen wordt verder uitgebreid met de koppelingen met ons handtekenplatform en de MAGDA-Documentendienst. Hiervoor werden de nodige stappen al genomen en de configuratie binnen het pakket uitgewerkt. Deze koppelingen tussen de toepassingen van de dienst Wonen (Vergunning.NET en Kadaster.NET) bleken ingewikkelder dan eerst gedacht. De samenvoegsjablonen (templates) van Vergunningen.NET werden tijdens de opleiding van 24 en 29 april 2025 onder de loep genomen en gefinaliseerd in het najaar van 2025. Ook voor de koppeling met de notuleringstoepassing Cobra is dit essentieel. De activatie van deze koppeling bleek echter niet mogelijk zonder een upgrade van ons notuleringspakket. Dit is dan weer afhankelijk van de upgrade van het datacenter. De migratie van alle server-applicaties wordt voorzien en ingepland in 2026. 

Het Vlaams Handhavingsplatform (VHP), dat als doel heeft alle informatie rond handhaving te centraliseren, ging van start in 2024. Steden en gemeenten werden vanaf 25/03/2024 verplicht om PV’s en verslagen van vaststellingen in te voeren in het kader van de VCRO- en DABM-decreten. Deze aansluiting zal gefaseerd gebeuren maar brengt een aantal verplichtingen met zich mee. Naast het ondertekenen van het protocol dient elke aansluiter een onboardingsproces te doorlopen bij de MAGDA-Documentendienst alvorens van het VHP gebruik te kunnen maken. Dit verplicht onboardingsproces voor het VHP zorgt voor een versnelling binnen dit project. 

In 2024 maakten we de overgang naar de cloudversie van de softwaretoepassing voor tijdsregistratie. Ook de verhuis van deze toepassing is een grote stap voorwaarts in de beveiliging van onze omgeving. Eind 2024 werd ook de app intern gelanceerd. Hierbij kregen de medewerkers de nodige input en handleidingen om de installatie zelf uit te voeren. Tijdens de HR-zitdag op site Veldstraat konden medewerkers die nood hadden aan een woordje uitleg terecht bij de collega’s van de personeelsdienst. 

Eind 2024 werd de digitalisering van de 3P-werkopdrachten uitgevoerd. Door een detailplanning/detailrapportage op te maken waaruit duidelijk blijkt dat er in ploegverband werken worden uitgevoerd in onroerende staat kan er een aanvraag ingediend worden voor vrijstelling van bedrijfsvoorheffing. Doordat de planning op papier werd opgemaakt, was het arbeidsintensief om dit in detail per uur uit te schrijven en bij te houden, zodanig dat er een gedetailleerde WIOS-rapportering kan opgemaakt worden.
Via de bestaande module ‘werkopdrachten’ in 3P worden meldingen en aanvragen centraal opgevolgd door de technische diensten. Deze module werd uitgebreid met de module ‘uitvoering werken’. Hierdoor kunnen de werkopdrachten gedigitaliseerd worden en wordt dit proces geautomatiseerd en de handmatige stappen geminimaliseerd. In een eerste fase werden enkel de werkploegen i.k.v. de WIOS-rapporteren gedigitaliseerd. Er werden 9 (beheerde) tablets uitgerold. In september 2025 werden nog eens 7 tablets uitgerold. Technisch werd alles voorzien, er wachten nog enkele ploegen op de verdere digitalisering van hun proces. 
Om de procedure voor de interne werkopdrachten verder te vereenvoudigen is het noodzakelijk om iedereen toegang te geven tot het 3P-webportaal. Om het voor de collega’s makkelijker te maken werd inloggen via het Microsoft- account mogelijk gemaakt, hierdoor moet men geen extra app-wachtwoord onthouden. Dit moet nog verder uitgewerkt worden.  

Tijd (indicator)

Tijd

Geld (indicator)

Geld