A10200 Inrichting Vrijetijdshuis nabij het administratief centrum

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Het masterplan voor Denderleeuw definieert het centrum van Denderleeuw als een belangrijke plek voor de gemeente. De omgeving van het Dorp heeft het potentieel om een levendig centrum te worden waar het aangenaam vertoeven is en waar een aantal functies zoals open ruimte, dienstverlening en ontspanning een plaats kunnen vinden. Eén van de aantrekkingspolen die in dit masterplan voorgesteld worden, is de realisatie van een Vrijetijdshuis in de nabijheid van het Dorp. Dit Vrijetijdshuis omvat niet alleen een nieuwe belevingsbibliotheek maar ook de gemeentelijke vrijetijdsdiensten en aanverwante functies.

Eind 2019 kwam de site van het voormalige bedrijf Triolet te koop te staan. Deze site ligt nabij het Dorp en het administratief centrum en is toegankelijk langs de A. De Cockstraat én de Moreelstraat. Bovendien grenst de site ter hoogte van de Moreelstraat aan de site van de gemeentelijke technische dienst. Najaar 2020 verhuisde de gemeentelijke technische dienst naar de site Veldstraat. Hierdoor kwamen de oude gebouwen in de Moreelstraat vrij. Deze werden afgebroken en dit perceel werd uitgerust als groene satelietparking voor het centrum. Dit maakt dat de Trioletsite heel wat troeven heeft en het potentieel heeft om omgebouwd te kunnen worden tot een eigentijds Vrijetijdshuis. 

De Vrijetijdsdiensten en de medewerkers van de bibliotheek startten in het voorjaar van 2020  een intensieve oefening om de visie rond het nieuwe Vrijetijdshuis vorm te geven. Interne diensten werden bevraagd en participatieworkshops vonden plaats. Ook de burgers en verenigingen werden bevraagd in dit visievormingsproces. Door de coronacrisis kon dit jammer genoeg enkel online gebeuren, maar dit leverde niettemin zeer nuttige info op. Op basis van alle verzamelde info werd een visietekst voor het nieuwe Vrijetijdshuis opgesteld. Deze werd door het college goedgekeurd op 27 oktober 2020.

Ondertussen werd ook de procedure om een ontwerpteam aan te stellen opgestart. De gemeente liet zich hierin begeleiden door Solva (collegebeslissing van 28 april 2020). 

De oproep tot kandidatuurstelling voor het herinrichten van de site Triolet tot Vrijetijdshuis werd op 24 juni 2020 gepubliceerd. 4 kandidaten dienden een ontwerpvoorstel in. De jury bevond het ontwerpvoorstel van architectenbureau Juxta uit Gent als het beste. Dit werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen tijdens de zitting van 16 maart 2021.

Op 22 april 2021 vond de startvergadering met de architecten en de stuurgroep plaats. Een aantal aanpassingen aan het ontwerpvoorstel werden gevraagd. In de loop van mei werd regelmatig teruggekoppeld tussen architecten en stuurgroep. Begin juni bezorgden de architecten het definitieve schetsontwerp. Op 8 juni keurde het college van burgemeester en schepenen dit schetsontwerp goed.

Er werd ook ruim gecommuniceerd over dit project:

• Op 10 juni 2021 kregen de gemeenteraadsleden en personeelsleden de primeur. In een webinar werd het schetsontwerp toegelicht.
• Vervolgens werden de omwonenden van de site Triolet, de mensen die deelnamen aan de eerste fase van het participatietraject en het Vrijetijdsforum ingelicht over het schetsontwerp.
• In De Schakel van juli-augustus werd een uitgebreid artikel gewijd aan het Vrijetijdshuis.
• Ook de pers werd ingelicht over het project.

Eind augustus vond een workshop met een 50-tal geïnteresseerde burgers plaats. Tijdens de workshop mochten zij op de Trioletsite hun voorkeur geven over de inrichting en beleving van de verschillende ruimten. Begin september werd deze workshop herhaald met geïnteresseerde personeelsleden. De input van deze workshops werd door de architecten meegenomen in de verdere uitwerking van het ontwerp. Midden september 2021 werd het definitieve voorontwerp afgerond.

Op 17 mei 2022 leverde het college van burgemeester en schepenen de omgevingsvergunning voor het Vrijetijdshuis af. Na het zomerbouwverlof volgden nog een aantal besprekingen om het geheel te coördineren tot één coherent aanbestedingsdossier. De gemeenteraad keurde in zitting van 27 november 2022 het aanbestedingsdossier en bijhorende raming voor de herinrichting van site Triolet tot Vrijetijdshuis goed. 

Op 7 maart 2023 werd de opdracht tot herinrichting van de site Triolet tot Vrijetijdshuis gegund aan aannemer Wycor uit Wetteren. De werken zijn aangevat op 1 juni 2023. Er kwamen bij de afbraakwerken heel wat onvoorziene omstandigheden naar boven, waardoor bepaalde zones extra afgebroken moesten worden gezien de slechte staat van de constructie. Dit leidde tot enkele maanden vertraging van het project. Gelijklopend met de ruwbouwwerken zijn de diensten Vrije Tijd en Facility gestart met het contacteren van firma's voor de inrichting van het Vrijetijdshuis, zodat de inrichting aansluitend aan de ruwbouwwerken kon gebeuren. In de eerste helft van 2025 werden de verbouwingswerken op de site Triolet afgerond. 19 mei vond de voorlopige oplevering plaats. Sindsdien is de dienst Gebouwen volop bezig met de werken die in eigen beheer uitgevoerd worden. Dit omvat het ophangen van ca. 600 verlichtingsarmaturen, het voorzien van sanitaire toestellen, plaatsen van de geluidstechniek, schilderen van wanden, kolommen, ...

Ondertussen lopen de voorbereidende acties voor de noodzakelijke integratie van de diensten Vrije Tijd en Bibliotheek onder externe begeleiding verder. Heel wat zaken werden onder de loep genomen: de openingsuren, de taakomschrijvingen, processen, de indeling in front-, mid- en back-office, samenwerking tussen de verschillende teams, ... (zie ook A40002 Digitalisering van de dienstverlening in de bibliotheek met o.m. installatie van zelfscanbalies).

De opening van het nieuwe Vrijetijdshuis is voorzien voor begin 2026.

Tijd (indicator)

Tijd

Door de vele onverwachte zaken tijdens de verbouwingswerken hebben de werken bijna een jaar vertraging opgelopen. Hierdoor konden de inrichtingswerken pas later starten, waardoor de opening mee opgeschoven wordt.

Geld (indicator)

Geld

De offertes van de aannemers bleken een stuk hoger te liggen dan de raming.  Het budget voor de meerkost werd voorzien door budget te verschuiven van het project Dorp. De extra afbraakwerken en hierdoor bijkomende nieuwbouwdelen zorgen ook voor meerkosten. Dit wordt gedeeltelijk gecompenseerd door posten uit de aanneming te schrappen en deze niet uit te voeren of in eigen beheer. Voor de extra isolatie worden middelen van LEKP gebruikt. Tijdens de verdere fasen van de verbouwing drongen zich nog wijzigingen op. Dit leverde zowel min- als meerprijzen op. 

De ingediende subsidieaanvraag bij VLAIO in kader van de transformatie van bedrijfsruimten is goedgekeurd waardoor er een subsidie van 398.665 euro ontvangen wordt.