A40203 Digitaal ondertekenen van documenten mogelijk maken

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

De invoering van een digitaal handtekenplatform betekent een aanzienlijke efficiëntiewinst voor de hele organisatie en is een belangrijke stap voorwaarts in de digitalisering van onze dienstverlening en interne werking. Naast efficiëntie en tijdswinst biedt een dergelijk platform ook grote voordelen op vlak van duurzaamheid (minder verplaatsingen en papierverspilling) en informatieveiligheid. Zeker als dit handtekenplatform gekoppeld en geïntegreerd wordt in softwaretoepassingen zoals het postregistratiesysteem, onze notuleertoepassing (uittreksels en andere documenten), ...

Begin 2021 werd de keuze voor een handtekenplatform gemaakt. Dat platform werd in het tweede kwartaal van 2021 in testomgeving opgezet en de beheerders kregen in juli een eerste opleiding.

• In het najaar van 2021 zaten we met onze partners rond de tafel om het digitaal ondertekenen eerst te implementeren in ons notuleringspakket. In het voorjaar van 2022 werden intern opleidingen gegeven aan de betrokken medewerkers. Intussen worden de personeelsbesluiten van de algemeen directeur en de besluiten en notulen van het college, het vast bureau en de raden, net als de besluiten burgemeester en financieel directeur digitaal ondertekend.
• Voor hun vergunningenpakket vroegen collega's van de dienst Wonen & Ondernemen al via manuele upload de digitale ondertekening aan. In het najaar van 2022 werd de koppeling met ons handtekenplatform opgestart. De verdere uitwerking tussen beide systemen moet nog gefinetuned worden. Bestaande documenten werden geüniformiseerd, oude documenten gearchiveerd. Door de lancering van het Vlaamse Vastgoedinformatieplatform en het backofficesysteem werd hieraan voorrang gegeven bij de dienst. De volledige integratie van beide toepassingen werd in het najaar van 2024 opnieuw opgenomen.
• Het nieuwe postregistratiesysteem werd op 1 juli 2024 lokaal geïnstalleerd en werd voorzien van de nodige koppeling om uitgaande poststukken digitaal te ondertekenen conform de werkwijze in ons notuleringspakket. 
• Rechtstreekse koppelingen werden gevraagd om te voorzien met ons handtekenplatform en MAGDA-Documentendienst. Van zodra deze koppelingen in orde worden gebracht kan de dossieropvolging, ondertekening en verzending volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden. 

Naast het gebruik van het handtekenplatform zal 'Digitaal Ondertekenen' van de Vlaamse Overheid opnieuw in gebruik genomen worden. Dit op vraag van enkele collega's die externe documenten (o.a. examenjury-verslagen) dienen te ondertekenen. Deze werkwijze is immers niet beschikbaar in ons handtekenplatform. De toegangen tot Digitaal Ondertekenen zullen, na intern overleg, in orde gebracht worden waar nodig. Dit zal verder bekeken worden in 2025.

Tijd (indicator)

Tijd

Geld (indicator)

Geld