A40201 Ontwikkeling van een moderne digitale werkplaats voor onze medewerkers

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Mede door corona is er een grote versnelde verandering gekomen in onze 'digitale werkplaats' voor de medewerkers en in het bijzonder ook de 'work-from-home' infrastructuur, waardoor tijd- en plaatsonafhankelijk werken volledig mogelijk gemaakt werd in 2020. Dit kon onder meer door onze eerdere overstap van ons serverpark naar een datacenter, de omschakeling naar het Microsoft 365-pakket, de vernieuwing van onze VPN-verbinding en firewall en de verhoging van de uploadsnelheid van ons netwerk via Proximus. Om het thuiswerken verder te faciliteren werd een grote investering en inspanning geleverd om al onze medewerkers snel een performante laptop (en headset, tas, laptopstandaard, hub) ter beschikking te stellen. 

Maar daarbij stopt het niet:

• begin 2021 werd de nieuwe gemeentelijke website gelanceerd als digitaal gemeentehuis dat 24/7 beschikbaar is en waar burgers en ondernemingen snel de juiste informatie over onze dienstverlening kunnen vinden of zo veel mogelijk online afhandelen (zie A40003 Vernieuwing en actualisering van de website en het digitaal loket)
• in 2021 werd ook de nieuwe rapporteringssoftware Pepperflow in gebruik genomen om de opvolging en rapportering van de uitvoering van ons meerjarenplan vlotter te kunnen opvolgen
• in 2021 werd de nieuwe webshop voor Vrije tijd en Huis van het Kind in gebruik genomen en verder uitgebouwd in 2022 (zie A40001 Digitaal platform verder uitbouwen voor aanbod vrije tijd en Huis van het Kind)
• in 2022 werd het Kinderopvangloket Denderleeuw gelanceerd (zie A40001 Digitaal platform verder uitbouwen voor aanbod vrije tijd en Huis van het Kind)
• in het voorjaar van 2022 werd de digitale handtekening geïmplementeerd in onze notuleringssoftware waardoor besluiten en notulen nu centraal digitaal ondertekend worden voor alle diensten (zie A40203 Digitaal ondertekenen van documenten mogelijk maken)
• in 2023 werd op basis van de module van Eagle een gloednieuw Evenementenloket gelanceerd (zie A40003 Vernieuwing en actualisering van de website en het digitaal loket) 
• in het voorjaar van 2023 werd onze telefooncentrale vervangen door digitale telefonie (telefonie in the cloud) via afname van het raamcontract van de Vlaamse overheid (zie A40204 Nieuwe virtuele telefooncentrale implementeren voor de hele organisatie). Hiervoor werd ook een koppeling gelegd tussen onze tijdsregistratie en Outlook zodat afwezigheden automatisch opgenomen zijn in Teams telefonie.
• begin 2024 werd beslist om ons huidige documentbeheersysteem stop te zetten en een exitstrategie toe te passen voor onze data. Ook werd groen licht gegeven voor de implementatie van een nieuw postregistratiepakket.
• ook de aansluiting bij de MAGDA Documentendienst van de Vlaamse overheid werd opgestart in 2024. Hierdoor wordt de verdere digitalisering van de uitgaande post mogelijk. De koppeling met de MAGDA Documentendienst wordt geconfigureerd in ‘Mijn Burgerzaken’, het ‘Vlaams Handhavingsplatform’, ‘Neglect-X’ en BOA.  
• medio 2024 werd een upgrade van SynCore uitgerold. De toepassing voor tijdsregistratie zit nu in de cloud van Syntegro. Begin december 2024 werd ook het gebruik van de mobiele Syntegro-app gelanceerd.

Ook de verdere uitrol van Microsoft 365, Sharepoint en de Teams-hub komen eraan. De afname van een raamcontract werd hiervoor goedgekeurd op 8 februari 2022 door het college van burgemeester en schepenen. Bedoeling is het maximale te halen uit de vele mogelijkheden die de nieuwe omgeving biedt en medewerkers hiervoor warm te maken. In april 2024 was er een kickoff-vergadering met onze partner Inetum RealDolmen om het Sharepoint-project op te starten binnen onze MS365-omgeving. In eerste instantie werden de instellingen van de tenant onder de loep genomen en de licentiemodellen voor de gebruikers. In 2025 staan onder meer de uitbouw van een intranet in Sharepoint, de opstart van enkele pilootdiensten en het uittekenen van een HR-tool voor de organisatie op het programma.  

Tijd (indicator)

Tijd

Geld (indicator)

Geld