A40200 Uitbouw van de MID-office, met koppeling naar de gebruikerstoepassingen

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

In 2024 namen we afscheid van ons huidig Document Management Systeem. Na heel wat issues (steeds snellere opeenvolging van verplichte en dure upgrades, problemen rond gebruiksvriendelijkheid die door heel wat collega's ervaren worden, log systeem om te koppelen met bv. eSignFlow...) werd een marktonderzoek uitgevoerd in functie van een mogelijke stopzetting. Op basis van dit uitgebreide marktonderzoek werd beslist om de samenwerking stop te zetten op 31/12/2024. In functie hiervan werd in 2024 een exitstrategie bepaald, voorbereid en uitgevoerd. Als resultaat hiervan werden de daartoe voorziene servers uitgeschakeld. De dossiers en poststukken werden in december 2024 geëxporteerd als pdf-bestanden, de metadata als .csv-bestanden en staan ter beschikking op de fileserver. 

Begin 2024 werd ook groen licht gegeven voor de aanschaf van een nieuw postregistratiesysteem. De installatie en configuratie werd uitgevoerd in juli 2024, de opleiding voor beheerders (diensten Secretariaat & Onthaal) in september 2024 opgezet. Alle diensten, behalve de dienst Vrije Tijd en Samenleven, werden voor eind 2024 omgeschakeld naar het nieuwe postregistratiesysteem. De opstart voor de sociale dienst is, door de koppelingsmogelijkheid van beide systemen, afhankelijk van de upgrade van hun pakket voor behandeling van sociale dossiers. De aanzet voor de aanschaf werd in de eerste helft van 2024 gegeven. Op 14/11/2024 werd contact opgenomen met de stad Kortrijk waar deze toepassing al in gebruik is. Uit deze demo bleek dat momenteel nog niet alle mogelijkheden uit de huidige versie werden overgebracht naar de nieuwe. Enkel de mogelijkheid tot het aanmaken van een digitaal sociaal dossier en de opvolging van inkomende post door de koppeling met het nieuwe postregistratiepakket vormen een meerwaarde voor de sociale dienst. Het huidige pakket blijft, voorlopig, het hoofdprogramma. Toch benadrukt de sociale dienst deze meerwaarde en zal de opmaak en goedkeuring van de projectfiche voorzien worden in het voorjaar van 2025.

Het Lokaal Bestuur zet ook verder in op de MAGDA-Documentendienst van de Vlaamse overheid. Deze toepassing biedt op termijn de mogelijkheid om te zorgen voor de volledige digitalisering van de uitgaande post binnen de organisatie. De eerste vraag voor aansluiting bij MAGDA-Documentendienst kwam vanuit de dienst Burgerzaken, met name voor het verzenden van digitale oproepingskaarten in kader van beide verkiezingen in 2024. Tijdens het college van 12/12/2023 werd de aankoop van het verkiezingspakket goedgekeurd, inclusief de de nodige koppelingen met MAGDA-Documentendienst. Ook de toepassing van de dienst Wonen wordt in 2024 verder uitgebreid met de koppelingen met ons handtekenplatform en de MAGDA-Documentendienst. Hiervoor werden de nodige stappen al genomen en de configuratie binnen het pakket uitgewerkt. De uitrol en opleiding voor de medewerkers wordt voorzien in het voorjaar van 2025.

Bijkomend kwam vanuit Vlaanderen de mededeling dat men van start is gegaan met het Vlaams Handhavingsplatform (VHP), dat als doel heeft alle informatie rond handhaving te centraliseren. Steden en gemeenten worden vanaf 25/03/2024 verplicht om PV’s en verslagen van vaststellingen in te voeren in het kader van de VCRO- en DABM-decreten. Deze aansluiting zal gefaseerd gebeuren maar brengt een aantal verplichtingen met zich mee. Naast het ondertekenen van het protocol dient elke aansluiter een onboardingsproces te doorlopen bij de MAGDA-Documentendienst alvorens van het VHP gebruik te kunnen maken. Dit verplicht onboardingsproces voor het VHP zorgt voor een versnelling binnen dit project. 

Onze notuleringstoepassing werd medio 2020 gemigreerd naar het datacenter en begin 2021 volgde een update van de omgeving voor raadsleden en de toepassing zelf (voor medewerkers) om te voldoen aan de nieuwe verplichting van hogerhand, genaamd LBLOD (lokale besluiten als gelinkte open data).  Sindsdien moeten alle softwareleveranciers van notuleringspakketten gelinkt notuleren toelaten via open standaarden. Lokaal Bestuur Denderleeuw behoorde bij de pioniers die deze overstap succesvol realiseerde. De invoering van de digitale handtekening in het pakket werd uitgevoerd in 2022 (zie: A40203 Digitaal ondertekenen van documenten mogelijk maken). In 2024 was er een update van de LBLOD-omgeving, waardoor we onze huisstijl konden toepassen op de omgeving. 

In 2020 werd een software voor beleidsrapportering aangekocht. Deze rapporteringstool voldoet aan de noden van opvolgingsrapportering binnen BBC, krijgt een rechtstreekse link naar het boekhoudpakket én tools voor het opvolgen van projecten, investeringen en organisatiebeheersing. Het projectteam bestaande uit de diensten Organisatie, Financiën en ICT slaagde erin om het pakket begin 2021 te implementeren met digitale opleidingen voor alle diensten. De jaarrekeningen en de opvolgingsrapporteringen worden sinds 2021 opgemaakt in de nieuwe software. In het najaar van 2021 zetten we ook een digitaal beleidsportaal meerjarenplanning op waarop raadsleden, medewerkers, burgers... ons meerjarenplan en de verplichte rapporteringen makkelijk kunnen raadplegen. Niet langer in één uitgebreide PDF, maar in klikbare onderdelen met een stand van zaken tot op actieniveau en een handige zoekfunctie. Zo bieden we als 3de lokaal bestuur in Vlaanderen een hoge mate van transparantie in de uitvoering van ons meerjarenplan. We zien dat intussen heel wat besturen, zowel steden als gemeenten, kiezen voor de aankoop van het pakket of langs komen met hun managementteam om de mogelijkheden in de praktijk te zien.

In 2024 maakten we de overgang naar de cloudversie van de softwaretoepassing voor tijdsregistratie. Ook de verhuis van deze toepassing is een grote stap voorwaarts in de beveiliging van onze omgeving. Op 05/12/2024 werd ook de app intern gelanceerd. Hierbij kregen de medewerkers de nodige input en handleidingen om de installatie zelf uit te voeren. Tijdens de HR-zitdag op site Veldstraat konden medewerkers die nood hadden aan een woordje uitleg terecht bij de collega’s van de personeelsdienst.

Tijd (indicator)

Tijd

Geld (indicator)

Geld