A40000 Werken op afspraak en klantgeleiding implementeren, samen met het herbekijken van de openingsuren van de gemeentelijke dienstverlening

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Het werken op afspraak werd in het voorjaar van 2020 organisatiebreed en versneld ingevoerd omwille van de coronacrisis. De nieuwe manier van werken wordt door zowel de medewerkers als het merendeel van de bezoekers positief geëvalueerd. Bovendien werden er voor dringende zaken of korte transacties alternatieven gecreëerd zoals het digitaal loket en de snelbalie aan het onthaal. Heel wat zaken kunnen ook telefonisch of via mail met een medewerker in orde worden gebracht. Zo hoeven mensen zich voor heel wat vragen niet meer naar onze gebouwen te begeven en kunnen ze dit vrij eenvoudig van thuis uit regelen.

Zie ook A40242 'Dagelijks instaan voor professionele basisdienstverlening voor al onze producten' voor cijfers over het werken op afspraak, de werking van het digitaal loket en de snelbalie.   

In 2021 werd samen met Jurplus de inhoud van de huidige arbeidstijdenregeling geëvalueerd binnen het juridisch kader. Occasioneel telewerk werd als gevolg van de coronacrisis versneld ingevoerd in de organisatie maar nog niet verankerd. Daarenboven zijn er heel wat historisch gegroeide afwijkingen van de algemene arbeidstijdenregeling, hetgeen voor vele manuele tussenkomsten binnen de dienst HRM zorgt. Een vernieuwd, flexibel systeem rond arbeidstijdenregeling inclusief een verankering van telewerk dringt zich op.  
Om de gehele organisatie bij dit veranderingsproces te betrekken, werden onze leidinggevenden uitgenodigd voor workshops onder begeleiding van 2 juristen vanuit Jurplus. Hier werden de sterktes, zwaktes, opportuniteiten en bedreigingen van de huidige arbeidstijden besproken en tal van mogelijke pistes bediscuteerd. Belangrijk is hier de input van diensthoofden rond mogelijke gevolgen naar de werking van de diensten toe alsook in functie van de dienstverlening aan de burger. Het ideale evenwicht tussen een goede werking en toegankelijkheid voor de burger enerzijds versus het profileren van de organisatie als aantrekkelijke werkgever met voldoende flexibiliteit voor de medewerkers anderzijds moet nog uitgeschreven worden. Dit traject wordt in samenwerking met een externe partner doorlopen.

In mei 2024 vond een update van het afsprakenprogramma plaats waardoor deze toepassing nu in de cloud draait en er enkele functionaliteiten bij kwamen. 

In september 2024 werd een nieuw product aangemaakt 'zonder afspraak'. Zo kunnen er in het afsprakensysteem statistieken bijgehouden worden van dringende zaken die zonder afspraak toch op de agenda geplaatst worden. In het voorjaar van 2025 bekijken we de invoering van een gedeeltelijke vrije inloop bij de dienst Burgerzaken.

Tijd (indicator)

Tijd

Invoering werken op afspraak versneld uitgevoerd owv de coronacrisis

Geld (indicator)

Geld