A40212 Ori?ntatie op het organisatiebeheersingssysteem van Audit Vlaanderen met jaarlijks vernieuwd actieplan en rapportering

Status

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Op 23 januari 2020 keurden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het kader voor organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen goed, ter vervanging van het kader van VVSG. Zoals decretaal bepaald werd het jaarverslag organisatiebeheersing 2019 (2de semester) voor gemeente en OCMW vóór eind juni voorgelegd aan de raadsleden ter goedkeuring, met name tijdens de zitting van 23 juni 2020. Dit rapport werd nog opgesteld aan de hand van het jaaractieplan organisatiebeheersing en het kader dat tot eind 2019 werd toegepast. In de loop van 2020 was het de bedoeling een volgend actieplan op te maken aan de hand van het nieuwe kader met focus op risico's en beheersmaatregelen en met input vanuit de diensten. Dit is nog niet gerealiseerd. Wel werd het jaarverslag organisatiebeheersing 2020 voorgelegd aan de raadsleden op de zitting van 29 juni 2021 aan de hand van de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen. Hierin werd bij alle realisaties die werden opgesomd de link gelegd met de risico's en beheersmaatregelen uit de leidraad.

In het voorjaar van 2020 liep er een audit Informatiebeveiliging vanuit Audit Vlaanderen binnen onze organisatie die enerzijds bijkomende, onvoorziene werklast genereerde, maar uiteraard ook interessante werkpunten opleverde voor het nieuwe Informatieveiligheidsplan dat op 25 februari 2021 werd goedgekeurd door de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn. Deze acties worden opgevolgd door onze Informatieveiligheidscel. Een aantal werkpunten werd al uitgevoerd in de loop van 2020 en 2021. In 2022 werkten we aan:

• de implementatie van de digitale handtekening
• loggingscontroles bij een aantal van onze diensten in toepassingen met toegang tot het KSZ, het Rijksregister, ... 
• een rondgang in de gemeenteschool in het kader van informatieveiligheid voor verdere bepaling actiepunten,
• uitschrijven procedure uit dienst
• een actuele overzichtslijst van onze leveranciers inzake ICT
• toegangsbeheer
• ...

In het voorjaar van 2021 werd binnen onze organisatie ook een interne bevraging opgezet om onze communicatiewerking kritisch te bekijken (zie A30225). Op basis van deze input werd in 2021 onder begeleiding van een externe communicatieconsultant een communicatieraad opgestart met vertegenwoordiging vanuit het college/vast bureau, het managementteam en de communicatiedienst. De voorgestelde oplossingen worden opgevolgd. Zo kadert de verspreiding van het nieuwe tweemaandelijkse infomagazine Schakel eind 2022 in een nieuwe werking binnen de dienst.

Eind 2021 werd binnen het managementteam afgesproken om in 2022 met alle diensthoofden een workshop in te plannen rond organisatiebeheersing, indicatoren, ...

• Na een korte inleiding rond organisatiebeheersing tijdens het diensthoofdenoverleg van 18 mei 2022 kregen de diensthoofden de vraag hoe zij het voorbije jaar vanuit hun dienst of dienstoverschrijdend werk hadden gemaakt van organisatiebeheersing bij ons lokaal bestuur. De input werd gebundeld in het jaarverslag organisatiebeheersing 2021 dat op 23 juni 2022 werd voorgelegd aan de raadsleden. Een actieplan organisatiebeheersing moet nog worden opgemaakt.
• Op het diensthoofdenoverleg van 12 oktober 2022 werd een workshop opgezet met alle diensthoofden rond het bepalen van indicatoren. Bedoeling is onze monitoring te versterken: de interessante indicatoren per dienst bepalen, bekijken welke info wanneer aan welk orgaan moet gerapporteerd worden, ...  De oefening wordt herhaald binnen de eigen dienst en teruggekoppeld naar het managementteam om onze indicatorenlijst vast te leggen in het voorjaar van 2023.

Tijdens een samenkomst van het TnU-netwerk (Traject naar Uitmuntendheid) eind 2022 toonde een van de lokale besturen van onze schaalgrootte hun aanpak van organisatiebeheersing i.s.m. een externe partner. Dit leek een behapbare en overzichtelijke manier van werken om  organisatiebeheersing op een gestructureerde manier vorm te geven. Begin 2023 bekijkt het managementteam of het opzetten van een dergelijke oefening onder begeleiding interessant kan zijn voor onze organisatie, in het licht van de verwachtingen vanuit Audit Vlaanderen naar lokale besturen toe. Bedoeling zou dan zijn om enerzijds samen met de diensten de dienstspecifieke risico's te benoemen en mogelijke oplossingen te bepalen, en anderzijds deze en organisatiebrede risico's, verbetermaatregelen en prioriteiten ook op te lijsten samen met het managementteam. Zo willen we komen tot een organisatiebrede risicoanalyse en actieplan met opvolging en rapportering voor de komende jaren.

Tijd (indicator)

Tijd

Het actieplan organisatiebeheersing op basis van het kader van Audit Vlaanderen moet nog uitgewerkt worden. 

Geld (indicator)

Geld

(Budget) Jaarrekening 2022