A40241 Klantvriendelijk onthaal in OCMW en gemeente

De invoering van het documentmanagementsysteem van de gemeente bij het OCMW heeft vertraging opgelopen. Enerzijds omwille van een nieuwe versie van het pakket die zou worden ingevoerd, waarop werd gewacht zodat de OCMW-medewerkers niet 2x kort na elkaar met de software zouden moeten leren werken (oude en nieuwe versie). Anderzijds omdat de leverancier de geplande opleidingen in 2020 uitstelde omwille van het coronavirus.

Eind april 2021 werd de upgrade van het pakket geïnstalleerd en volgden opleidingen voor alle gemeentediensten om met de nieuwe versie aan de slag te kunnen. Hierbij werd ingezet op digitale of fysieke opleidingen in kleine groepjes naargelang de noden van de diensten. We zorgden ook voor duidelijke instructiefiches, een beknopte handleiding en handige filmpjes om iedereen wegwijs te maken.

De upgrade was belangrijk in het kader van informatieveiligheid omdat alle acties en consultaties in het pakket voortaan gelogd worden. Met de toetreding tot de courante release van het programma kunnen issues i.v.m. ondersteuning en security ook makkelijker opgevolgd worden door de leverancier. Met de overgang werden onze servers bovendien meteen geïnstalleerd in ons nieuwe datacenter.

De introductie van dit pakket bij de medewerkers van het OCMW staat ingepland voor 2022. 

Intussen zijn we ook gestart met de voorbereidingen voor de introductie van de digitale handtekening die de uitgaande post een stuk efficiënter kan laten verlopen, bekijken we de nodige aanpassingen voor onze standaardbrieven in het pakket en mogelijke vereenvoudigingen in bepaalde workflows, overlopen we opportuniteiten op het vlak van koppelingen met het pakket (zoals bv. met het meldingenformulier op onze nieuwe website) en biedt de upgrade een extra opportuniteit om bestanden beter te structureren en waar nodig te archiveren.

De make-over van de onthaalbalie in het OCMW is wat vertraagd, maar nu wel mooi ingepast in de duurzaamheidsgedachte. Eind februari 2021 keurde de gemeenteraad immers de toetreding tot het raamcontract van de Vlaamse Overheid goed, waarbij ons lokaal bestuur kan afnemen voor studie en plaatsing van refurbished meubilair op projectbasis. Refurbished kantoormeubelen worden steeds vaker toegepast bij de inrichting van een werkplek. Door gebruikt kantoormeubilair technisch te controleren en waar nodig te voorzien van nieuwe onderdelen of stoffering zijn deze een kwalitatief en voordelig alternatief voor nieuwe kantoormeubelen. Ze dragen bij aan een beter milieu en maatschappelijk verantwoord ondernemen door minder afval en minder gebruik van nieuwe grondstoffen.

Begin maart 2021 keurde het college van burgemeester en schepenen de eerste afname van het vermelde raamcontract goed, met name voor de herinrichting van de OCMW-balie. Begin juli 2021 vond een eerste vergadering plaats met alle betrokken collega’s en de interieurarchitecte. Het ontwerp moet gericht zijn op een betere klantgerichte dienstverlening door de ruimte een nieuwe look & feel te geven naar het voorbeeld van het vernieuwde onthaal in het administratief centrum. Begin september 2021 bezorgde de interieurarchitecte een eerste ontwerpvoorstel voor de nieuwe balie.  Een aantal opmerkingen werden gemaakt door de betrokken collega’s. Midden oktober 2021 werden de aangepaste plannen ontvangen. Op basis van deze plannen bezocht de firma de locatie met een aantal aannemers die prijs opmaakten voor de werken. De offerte voor de werken werd begin december bezorgd. Jammer genoeg bedraagt de offerte het viervoudige van het beschikbare budget. Er wordt in de loop van 2022 onderzocht of een aantal werken door onze eigen arbeiders van de dienst Facility uitgevoerd kunnen worden om zo de kosten te drukken. Dit is echter een onvoorzien werk dat bovenop de reeds geplande werken voor de dienst Facility moet gebeuren, waardoor dit niet op korte termijn kan ingepland worden.

Eind 2021 werd aan de onthaalbalie van het administratief centrum een nieuwe glasconstructie geplaatst. Dit vervangt de panelen in plexiglas die bij het begin van de coronacrisis geplaatst werden door de dienst Facility. De nieuwe constructie zorgt opnieuw voor een professionele aanblik van het onthaal en biedt extra bescherming aan de medewerkers.