A40001 Digitaal platform verder uitbouwen voor aanbod vrije tijd en Huis van het Kind

Kwaliteit

In 2019 werd een uitgebreid marktonderzoek gevoerd naar een softwareleverancier voor een webshop voor het aanbod vrije tijd en het aanbod buitenschoolse kinderopvang. De leverancier die als beste uit de bus kwam, had echter nog een testtraject met lokale besturen lopen. We wachtten de concrete feedback af vooraleer verdere stappen te zetten.

Op 18 mei 2021 werd de opdracht gegund aan e2e/Tjek. Hierop startte de inhoudelijke voorbereiding en implementatie van de nieuwe software.

Sinds 2 augustus 2021 werken de diensten Vrije Tijd en Buitenschoolse Kinderopvang via de vernieuwde webshop. Dit houdt in dat webshopgebruikers vanaf die dag een nieuw gezinsprofiel kunnen aanmaken. Alle bestaande gebruikers in onze oude webshop werden hierover via mail in kennis gesteld. 

Activatie modules in de webshop

• Begin september 2021 werd de module 'Inschrijvingen' gelanceerd waarbij ouders konden inschrijven voor sportactiviteiten en de voor-en naschoolse opvang alsook vakantieopvang.
• Later in 2021 werd de module 'Ticketing' gelanceerd.

Beide modules verschillen licht in gebruik en in de aanmaak van een webshop-account: enerzijds als gezin, anderzijds als particulier/vereniging. Deze modules zijn in de front bruikbaar door onze inwoners en werken vlot. Ook de synchronisatie tussen e2e (programma VT) en Reinaert/Tjek (programma BKO) loopt naar behoren. Aangezien wij naast Holsbeek (pilootgemeente) één van de eerste gemeenten zijn met een zeer uitgebreide synchronisatie bevat dit nog wat kinderziektes. Deze worden momenteel uitgeklaard door beide leveranciers.

• In december 2021 werden de modules 'Zaal- en materiaalverhuur' gelanceerd. Beiden werken a.d.h.v. een particulier of verenigingsprofiel. Verenigingen werden gecontacteerd, ontvingen een instructiefilmpje en werden gevraagd zelf een klantenprofiel aan te maken. 
  Deze modules zijn in de front nog niet beschikbaar. Dit houdt in dat men online nog geen aanvragen kan indienen. Dit zal vanaf mei 2022 mogelijk gemaakt worden. De nadruk lag vooral op het hebben van een alternatief voor ReCreateX gezien deze samenwerking op 31/12/2021 werd stopgezet.

Tijd

Vertraagd: momenteel enkel modules inschrijvingen en tickets online, naast het aanmaken van een gezins- en/of klantenprofiel. Lancering modules zaal- en materiaalverhuur uitgesteld naar mei 2022 ten gevolge van uitstel startdatum nieuw retributie- en huishoudelijk reglement Vrije Tijd. 

Geld