O
Terug
A40241 Klantvriendelijk onthaal in OCMW en gemeente
Trekker CBS
Andy Depetter
Status
In uitvoering
Planning
Startdatum:
01-01-2020
Einddatum:
31-12-2021
Naar het voorbeeld van het nieuwe onthaal van de gemeente willen we de onthaalruimte in het OCMW-gebouw een nieuwe look & feel geven met het oog op een betere klantgerichte dienstverlening voor onze bezoekers. Een open onthaalbalie waar men toch voldoende privacy kent om de nodige info aan de onthaalmedewerker te bezorgen en een vlotte doorstroom mogelijk wordt naar de maatschappelijk werker.
Door de integratie van gemeente en OCMW worden heel wat processen, softwarepakketten, ... meer op elkaar afgestemd en streven we naar eenzelfde niveau van klantgerichtheid voor de hele organisatie. Een van de zaken die in eerste instantie zal worden aangepakt is de verwerking van onze inkomende en uitgaande post. Zo zal het document managementsysteem dat momenteel al door de gemeente gebruikt wordt, ook in het OCMW geïmplementeerd worden.
Toelichting
De invoering van het documentmanagementsysteem van de gemeente bij het OCMW heeft vertraging opgelopen. Enerzijds omwille van een nieuwe versie van het pakket die zou worden ingevoerd, waarop werd gewacht zodat de OCMW-medewerkers niet 2x kort na elkaar met de software zouden moeten leren werken. Anderzijds omdat de leverancier de geplande opleidingen in 2020 heeft uitgesteld omwille van het coronavirus. Als alles verder volgens plan verloopt, wordt de opleiding voor kerngebruikers voorzien in de eerste helft van 2021 en volgen nadien opleidingen voor andere gebruikers.
De make-over van de onthaalbalie in het OCMW wordt in principe uitgevoerd in het voorjaar van 2021. Met het oog op een betere klantgerichte dienstverlening willen we de ruimte een nieuwe look & feel geven naar het voorbeeld van het vernieuwde onthaal in het administratief centrum.
Wat onze nieuwe website betreft die eind 2020 in sneltempo werd opgebouwd, zetten we graag nog in de kijker dat alle info vanuit het OCMW sterk uitgebreid, helder gebundeld en mooi gepresenteerd werd onder de 'Welzijnswijzer'. Hierin kunnen burgers zelf al nagaan welke dienstverlening of producten een oplossing voor hen kunnen bieden. Het kan ook als handige tool ingezet worden naar de medewerkers van het OCMW toe, zeker naar nieuwkomers in onze organisatie.
O
Tijd
G