Kwaliteit
Onze klassieke telefooncentrale is dringend aan vervanging toe. Niet alleen is de technologie verouderd, ook wordt het hierdoor steeds moeilijker om nieuwe nummers toe te kennen. Zeker als iemand zich verplaatst naar een nieuwe werkplek is het door de bedrading in de telefooncentrale bovendien niet evident om de verhuis van het telefoonnummer eenvoudig te regelen. Binnen onze policy om meer gebruik te maken van cloud- en internettechnologie is het dan ook logisch om de overstap te maken naar internettelefonie of VoIP (Voice over IP).
Bij VoIP bel je niet meer via een analoge of digitale (ISDN) lijn, maar via internet. Een belangrijk verschil tussen digitaal bellen en internetbellen is dat digitale telefonie is aangesloten op het openbare telefoonnetwerk. Je belt dan dus via deze aansluiting naar andere telefoonnummers, net zoals je bij een analoge lijn zou doen. Bij internetbellen bel je daarentegen naar IP-adressen, waaraan de telefoonnummers gekoppeld worden. Je hebt enkel een internetverbinding nodig. IP-telefonie kan draaien op om het even welk data-apparaat (pc, tablet, smartphone...) waardoor het goedkoper is. Het opzetten van een VoIP-verbinding vereist wel een controller voor het Session Initiation Protocol (SIP), het signaleringsprotocol tussen de toestellen van beller en gebelde, en de eventuele tussenliggende schakelknopen. Die controller regelt in feite de verbindingen, waar die nu nog manueel door patching van allerlei kabels in de telefooncentrale gebeurt.
Een ander gevolg hiervan is de schaalbaarheid en flexibiliteit. Waar het met onze huidige telefooncentrale moeilijk is om nog meer nummers toe te voegen, maar ook om vele gelijktijdige gesprekken door te laten (afhankelijk van de locatie zijn de vrije lijnen in ons huidig model beperkt), kan je met VoIP makkelijk lijnen, gebruikers en functies toevoegen of verwijderen. Het telefonieplatform beweegt met de organisatie mee. Bijkomend voordeel is dat je zo nooit betaalt voor functionaliteiten of lijnen die je niet gebruikt. Daarnaast kan je een onbeperkt aantal gesprekken via VoIP voeren over één netwerkverbinding.
VoIP-telefonie heeft nog tal van voordelen: zo ben je via je vast telefoonnummer toch overal bereikbaar. VoIP-telefonie werkt immers altijd en overal zolang er internet aanwezig is. Dankzij de vernieuwing van de laptops kan je door VoIP werkplekonafhankelijk bellen met je vast nummer vanop je laptop (eventueel met gebruik van headset). Ook op je gsm kan je met een app bellen via VoIP, over WiFi of over je 4G-verbinding. Dan heb je helemaal geen vast toestel of laptop meer nodig, maar ben je wel bereikbaar op je vaste telefoonnummer.
Bovendien is de gesprekskwaliteit bij VoIP-telefonie beter dan bij digitaal of analoog bellen, al speelt de internetverbinding hierbij ook een rol. En VoIP laat allerhande koppelingen toe. Zo koppel je bijvoorbeeld je telefonie aan je online agenda, waardoor het systeem automatisch actie onderneemt als je afwezig bent of in een meeting zit. Denk aan een binnenkomend gesprek dat doorgeschakeld wordt naar een collega of een voicemail. Zeker in combinatie met onze Microsoft 365-licenties laat VoIP en de mogelijke koppelingen, zeker binnen de Microsoft-omgeving, toe dat telefonie een vast deel wordt van je digitale werkplek.
In 2020 heeft de dienst ICT al verkennend marktonderzoek gedaan rond VoIP. Bedoeling is om dit project in 2021 op te starten en uit te rollen in de organisatie.