A40203 Digitaal ondertekenen van documenten mogelijk maken

De invoering van een digitaal handtekenplatform kan een aanzienlijke efficiëntiewinst voor de hele organisatie betekenen en is een belangrijke stap voorwaarts in de digitalisering van onze dienstverlening en interne werking. Naast efficiëntie en tijdswinst biedt een dergelijk platform ook grote voordelen op vlak van duurzaamheid (minder verplaatsingen en papierverspilling). Zeker als dit handtekenplatform gekoppeld en geïntegreerd wordt in softwaretoepassingen zoals Corsa (voor o.a. uitgaande briefwisseling), Cobra (uittreksels en andere documenten uit ons notuleringspakket) en Vergunningen.net (documenten stedenbouw).

Momenteel worden de uitgaande brieven nog manueel ondertekend, net als de documenten uit Cobra, waarna deze opnieuw ingescand moeten worden (vaak met behoorlijk kwaliteitsverlies) en opgeladen in de toepassingen. Dit betekent een enorm tijdsverlies, brengt een zeker risico en foutenmarge met zich mee en is een probleem op het vlak van informatieveiligheid. De digitalisering van dit hele proces sluit meteen al deze risico’s uit en zorgt ook voor minder verplaatsingen, een aanzienlijke tijdswinst (en papierwinst). Een digitaal ondertekenplatform zorgt bovendien voor zowel het beheer als de rechtsgeldige digitale ondertekening van zowel (gescande) papieren als digitale documenten, zoals akten, afschriften, contracten, brieven, vergunningen… Deze rechtsgeldigheid is uiteraard cruciaal en moet gewaarborgd worden.

Een bijkomend en belangrijk voordeel voor de ondertekenaars is zeker ook dat het handtekenen van documenten plaats- en tijdsonafhankelijk is: via een digitaal handtekenplatform kan dit op elk moment vanop elke locatie gebeuren. Ook moet het ondertekensysteem kunnen aangepast worden aan onze organisatiestructuur via specifieke onderteken- en aflever-workflows. Ook het multi-ondertekenen, voorgedefinieerde documentsoorten en een afwezigheidsassistent zijn belangrijk, net als een eenvoudig gebruikersbeheer in een intuïtieve interface.

Ook belangrijk is dat per documentsoort aangegeven kan worden om persoonlijke ondertekening te gebruiken of automatisch ondertekenen met servercertificaten. In dat laatste geval ondertekent de echte persoon niet meer persoonlijk een document met zijn eID, maar doet het ondertekenplatform dat in zijn of haar plaats met een vastgelegd servercertificaat. Deze functionaliteit gebruiken we in onze organisatie al voor de volautomatische processen en documenten via de eGovFlow-modules Burgerzaken en Inname Openbaar Domein (Eagle).

De dienst ICT heeft in 2020 al verkennend marktonderzoek gedaan rond digitale ondertekenplatformen. Bedoeling is om dit project in 2021 uit te rollen.