A40200 Uitbouw van de MID-office, met koppeling naar de gebruikerstoepassingen

Het Document Management Systeem Corsa is een midoffice-toepassing dat ook als centraal postregistratiesysteem en CRM (via een koppeling aan het lokaal bevolkingsbestand en de Kruispuntbank van Ondernemingen via de Cevi-toepassing Lokovest) gebruikt wordt. Verschillende diensten zoals de personeelsdienst, financiële dienst en huisvestingsdienst gebruiken deze toepassing ook al om dossiers aan te maken en op te volgen. De vernieuwing van Corsa ADW zit in de productiefase, maar de definitieve livegang is in 2020 een paar keer uitgesteld door de coronacrisis en finaal verplaatst naar 2021. 

De coronacrisis zorgde er anderzijds wel voor dat Microsoft Teams versneld in de organisatie werd uitgerold. Bedoeling is om deze tool ook verder in te zetten als centrale hub voor de medewerkers in hun digitale werkplaats van de toekomst.

Op 22 april 2020 lanceerde de financiële dienst de nieuwe BEO-module die voor een aantal functionaliteiten in de plaats komt van de uitgebreide boekhoudtoepassing New Horizon. Deze webmodule is een intuïtief en gebruiksvriendelijk boekhoudkundig platform om essentiële taken van de gebruiker te sturen. Omwille van corona werden geen interne opleidingen voorzien, maar wel instructiefilmpjes gemaakt om iedereen meteen wegwijs te maken in de toepassing. 

Ook de notuleringstoepassing Cobra situeert zich in de mid-office. De software werd medio 2020 gemigreerd naar het datacenter. Vanaf midden 2021 schaft de Vlaamse overheid het loket voor toezicht af. Tegen dan moeten alle softwareleveranciers van notuleringspakketten gelinkt notuleren toelaten via open standaarden. Hiervoor moet ons huidige pakket op zeer korte tijd upgraden naar een nieuwe versie voor de raadsleden (Cobra@Home) én voor medewerkers (Cobra). Dit wordt ingepland voor het voorjaar van 2021. We bekijken of we ook de invoering van de digitale handtekening in dezelfde beweging kunnen meenemen in het pakket. 

In 2020 werd een software voor beleidsrapportering aangekocht: Pepperflow. Het biedt als eerste en enige op de Vlaamse markt een rapporteringstool die voldoet aan de noden van opvolgingsrapportering binnen BBC. Bovendien bevat het pakket én een rechtstreekse link naar het boekhoudpakket én tools voor het opvolgen van projecten, investeringen en organisatiebeheersing. De doeltreffendheid van het systeem is reeds bewezen op de Nederlandse markt, waar de tool al gebruikt wordt door zo'n 130 gemeenten. ABB bevestigt de goede bruikbaarheid van het pakket voor onze BBC. Deze tool vervangt op termijn alle zelfgemaakte excels en word-documenten voor rapportering. Een projectteam bestaande uit de diensten Organisatie, Financiën en ICT is samengesteld en stelt alles in het werk voor de implementatie van het pakket in onze organisatie tegen begin 2021. 

Vanaf 2020 kunnen onze personeelsleden er ook voor kiezen om hun loonfiches digitaal te krijgen via de eBox. Na de migratie van Cevips van informix naar een SQLserver, werd ook het zakenmagazijn van Cevi geïnstalleerd. Hierdoor wordt het mogelijk om onze loonfiches digitaal af te leveren aan alle personeelsleden via de eBox, de digitale brievenbus die de federale overheid voor alle Belgen aangemaakt heeft. De invoering van de digitale loonfiches is zeer vlot verlopen. En zeer handig.