Kwaliteit
De invoering van het documentmanagementsysteem van de gemeente bij het OCMW heeft vertraging opgelopen. Enerzijds omwille van een nieuwe versie van het pakket die zou worden ingevoerd, waarop werd gewacht zodat de OCMW-medewerkers niet 2x kort na elkaar met de software zouden moeten leren werken (oude en nieuwe versie). Anderzijds omdat de leverancier de geplande opleidingen in 2020 uitstelde omwille van het coronavirus.
Eind april 2021 werd de upgrade van het pakket geïnstalleerd en volgden opleidingen voor alle gemeentediensten om met de nieuwe versie aan de slag te kunnen. Hierbij werd ingezet op digitale of fysieke opleidingen in kleine groepjes naargelang de noden van de diensten. We zorgden ook voor duidelijke instructiefiches, een beknopte handleiding en handige filmpjes om iedereen wegwijs te maken.
De upgrade was belangrijk in het kader van informatieveiligheid omdat alle acties en consultaties in het pakket voortaan gelogd worden. Met de toetreding tot de courante release van het programma kunnen issues i.v.m. ondersteuning en security ook makkelijker opgevolgd worden door de leverancier. Met de overgang werden onze servers bovendien meteen geïnstalleerd in ons nieuwe datacenter.
De introductie van dit pakket bij de medewerkers van het OCMW staat ingepland voor dit najaar. Dit onder meer omwille van het ziekteverlof van de verantwoordelijke voor secretariaat & onthaal in het OCMW. Dit najaar kan dit samen met deze collega makkelijker afgestemd en geïmplementeerd worden.
Intussen zijn we ook gestart met de voorbereidingen voor de introductie van de digitale handtekening die de uitgaande post een stuk efficiënter kan laten verlopen, bekijken we de nodige aanpassingen voor onze standaardbrieven in het pakket en mogelijke vereenvoudigingen in bepaalde workflows, overlopen we opportuniteiten op het vlak van koppelingen met het pakket (zoals bv. met het meldingenformulier op onze nieuwe website) en biedt de upgrade een extra opportuniteit om bestanden beter te structureren en waar nodig te archiveren.
De make-over van de onthaalbalie in het OCMW is wat vertraagd, maar nu wel mooi ingepast in de duurzaamheidsgedachte. Eind februari 2021 keurde de gemeenteraad immers de toetreding tot het raamcontract van de Vlaamse Overheid goed, waarbij ons lokaal bestuur kan afnemen voor studie en plaatsing van refurbished meubilair op projectbasis. Refurbished kantoormeubelen worden steeds vaker toegepast bij de inrichting van een werkplek. Door gebruikt kantoormeubilair technisch te controleren en waar nodig te voorzien van nieuwe onderdelen of stoffering zijn deze een kwalitatief en voordelig alternatief voor nieuwe kantoormeubelen. Ze dragen bij aan een beter milieu en maatschappelijk verantwoord ondernemen door minder afval en minder gebruik van nieuwe grondstoffen.
Begin maart 2021 keurde het college van burgemeester en schepenen de eerste afname van het vermelde raamcontract goed, met name voor de herinrichting van de OCMW-balie. Door de drukke agenda's bij alle betrokken partijen zal er pas begin juli 2021 een eerste vergadering zijn over dit project. De bedoeling is dat de firma een ontwerpvoorstel voor de nieuwe balie opmaakt en hierbij de materialen van de oude balie hergebruikt. Deze oude materialen zullen gedemonteerd en aangepast worden zodat de nieuwe balie volledig aan de hedendaagse normen en wensen voldoet. De realisatie van de balie zou eind 2021 klaar moeten zijn. Deze wordt uitgevoerd met het oog op een betere klantgerichte dienstverlening door de ruimte een nieuwe look & feel te geven naar het voorbeeld van het vernieuwde onthaal in het administratief centrum.