A40240 De archiefwerking van de gemeente uitdragen binnen het OCMW

Sinds de integratie van gemeente en OCMW is de gemeentelijk archivaris ook verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het OCMW. Doorheen de jaren is het OCMW-archief enorm aangegroeid. Voor nieuwe dossiers stellen we duidelijke archiveringsrichtlijnen op, zodat de overdrachten aan het archief zo vlot mogelijk kunnen verlopen (zie actie: Archiveringsrichtlijnen (verder) verduidelijken en implementeren in onze organisatie). De oude dossiers worden ter hand genomen en aan het overzicht van bewaartermijnen van de archiefselectielijsten getoetst zodat een grondige schoning kan gebeuren.

De huidige behuizing van het OCMW-archief is toe aan herziening aangezien de bewaring op dit ogenblik niet in optimale omstandigheden verloopt. Daarom worden nu verschillende pistes bekeken om het OCMW-archief in een betere staat te bewaren zodat de interne ontsluiting van de archiefstukken gevrijwaard blijft.

Status

Stand van zaken (toelichting)

Om te voorzien in een betere huisvesting  en ontsluiting van het 'oude' archief van het OCMW heeft er in 2021 een marktverkenning plaatsgevonden. Hierbij zijn enkele interessante firma's aan bod gekomen. Elk met een eigen visie en mogelijkheden. Een mogelijke volgende stap in dit proces is het uitschrijven van een overheidsopdracht en het uitvoeren van de verschillende prioriteiten, rekening houdend met het beschikbare budget.

Een andere mogelijke stap is een ondersteuning door de Provincie Oost-Vlaanderen in het schonen en vernietigen van het 'oude' archief; wat past binnen het beschikbare budget. 

Voor het recente archief werden voorbereidende handelingen uitgevoerd in afwachting van de praktische uitwerking van selectielijsten. Voor het toekomstige archief wordt vooral gekeken naar digitale archivering. Een samenwerking met de Provincie Oost-Vlaanderen werd hierbij onderzocht.

Beslissingen hierin zijn voorzien tweede helft 2022.

Tijd

Vertraagd

Geld

Bij het aanduiden van de firma voor de huisvesting en ontsluiting van het archief van het OCMW zal er per prioriteit moeten gekeken worden hoeveel budget er kan worden gespendeerd.

Startdatum

Einddatum