A40202 Digitaal informatie- en archiefbeheer in de organisatie optimaliseren

Net als bij vele andere lokale besturen is het een uitdaging om de voortdurende toevloed, verwerking en productie van informatie te stroomlijnen en waar nodig tijdelijk/permanent te bewaren binnen onze organisatie. Concreet willen we inzetten op een nieuwe digitale mappenstructuur met heldere richtlijnen voor medewerkers, willen we bij softwareleveranciers verder aandringen op digitale archiveringsstrategieën en bekijken we of er interessante digitale archiveringssystemen op de markt zijn/komen die geschikt zijn voor onze organisatiegrootte.

Status

Stand van zaken (toelichting)

In 2019 werd een archiefaudit uitgevoerd die resulteerde in verschillende verbetermaatregelen. Deze werden voorgelegd aan onze Informatieveiligheidscel en worden opgenomen in ons organisatiebeheersingssysteem.

Onze archivaris volgde de ontwikkelingen op vlak van digitaal archiefbeheer van nabij op om te kijken wat interessant kan zijn voor onze organisatiegrootte. Na de uitdiensttreding van onze archivaris begin dit jaar bekijken we verschillende pistes om onze archiefwerking in de nabije toekomst vorm te geven (eventueel inschakeling (gedeelde) externe expert inzake informatie- en archiefbeheer). 

Voor de optimalisatie van onze mappenstructuur werden al enkele verkennende offertes opgevraagd en bekijken we samen met de Informatieveiligheidscel de volgende stappen. Als één van de eersten startte onze financiële dienst met de optimalisatie van haar mappenstructuur om het zoeken naar informatie en archivering te vergemakkelijken. In de tweede helft van 2021 werd ook de mappenstructuur bij de sociale dienst al deels geoptimaliseerd naar aanleiding van een interne reorganisatie. Er worden nog verdere stappen gezet om tot een goede uitvalsbasis voor informatie te komen, in vorm van richtlijnen/procedures als handleiding voor de medewerkers.

Ons documentmanagementsysteem Corsa onderging in het voorjaar van 2021 een belangrijke upgrade. Het onderdeel dossiervorming zal stelselmatig worden uitgebreid naar de diensten die hier nood aan hebben.

Zie ook A40203 (Digitaal ondertekenen van documenten mogelijk maken), waarbij het invoeren van de digitale handtekening in ons notuleringspakket alvast een belangrijke stap voorwaarts betekent in het digitaal bewaren van officiële documenten.

Tijd

Geld

Startdatum

Einddatum