A40102 Onthaal van nieuwe medewerkers, door- en uitstroom herbekijken. Inzetten op talent

Alleen al vorig jaar verwelkomden gemeente- en OCMW-bestuur samen zo’n 39 nieuwe (ook tijdelijke) personeelsleden. Onder het motto ‘je krijgt maar één kans om een goeie eerste indruk te maken’ moet een bijgestuurd onthaalbeleid de positie van de gemeente en OCMW verstevigen in de strijd om talent, en tegelijk vormt dit de basis van het retentiebeleid. Er is al een onthaalbeleid met checklists en onthaalgesprekken: deze worden onder de loep genomen, getoetst aan de praktijk en verbeterd waar mogelijk. Zo moet er nog meer aandacht komen voor thema’s als veiligheid op het werk en informatieveiligheid.

Het is de bedoeling ook voor door- en uitstroom een duidelijk beleid uit te werken met checklists en doorstroom- of exitgesprekken. Formele procedures voor door- en uitstroom ontbreken voorlopig immers. Het is een uitdrukkelijke vraag vanuit het informatieveiligheidsplan om hier werk van te maken.

Vanuit de dienst Personeel moet bovendien een proces georganiseerd worden om personen die al heel wat jaren in een job zitten te vragen hoe ze hun functie zien, wat ze liever zouden doen, wat hen energie geeft of kost. Niet met de angst of de verplichting om te veranderen, maar om de nieuwsgierigheid aan te wakkeren daar waar het mogelijk is binnen de contouren van een lokale overheid. Dit proces geeft de nodige ruimte om zicht te krijgen op wat we in huis hebben om de steeds wijzigende rollen en functies binnen een lokaal bestuur in te vullen. Duurzame inzetbaarheid is de sleutel en daarin speelt levenslang leren een cruciale rol. Een goed uitgewerkt vormingsbeleid is een meerwaarde in het proces van levenslang leren. Inzicht in het screenen en benutten van talent aanwezig in de organisatie is bovendien een kerncompetentie binnen de dienst Personeel.

Status

Stand van zaken (toelichting)

In het voorjaar 2022 werden door de personeelsdienst een aantal documenten opgemaakt die vorm geven aan het 'uit dienst' beleid binnen onze organisatie:

• een procedure 'uit dienst'
• een modelformulier voor verslag van het exitgesprek
• een checklist voor de formaliteiten bij uitdiensttreding (algemeen)
• een checklist voor de formaliteiten bij uitdiensttreding (specifiek voor pensionering)
• een checklist voor de formaliteiten bij uitdiensttreding (specifiek voor ontslag door werkgever)
• een checklist voor de formaliteiten bij uitdiensttreding (specifiek voor ontslag door werknemer)
• een begeleidingsbrief voor uitdiensttreding

Bedoeling is om deze procedure en checklists nu te laten valideren bij besluit algemeen directeur in het kader van organisatiebeheersing en uniforme toepassing ervan door de personeelsdienst. 

Inzetten op talent wordt nog steeds continu opgevolgd via onthaalgesprekken aan de hand van een onthaalmap, uitdienstgesprekken en feedbackgesprekken. Daarnaast wordt voortdurend aandacht besteed aan  het principe 'de juiste persoon op de juiste positie'.  Verschillende medewerkers konden binnen de organisatie een nieuwe uitdaging aangaan wanneer een opportuniteit zich voordeed.

Maandelijks wordt digitaal een nieuwsflits uitgestuurd waarin nieuwe medewerkers (met een fotootje) worden voorgesteld aan alle collega's. In vele gevallen worden nieuwe mensen ook fysiek rondgeleid in de organisatie zodat ze sneller en gemakkelijker mensen in de organisatie leren kennen. Via informele contacten met nieuwelingen tracht de personeelsdienst de vinger aan de pols te houden betreffende het "goed voelen in de organisatie".

Tijd

Vertraagd

Geld

Startdatum

Einddatum