A40001 Digitaal platform verder uitbouwen voor aanbod vrije tijd en Huis van het Kind

De dienst Vrije tijd en het Huis van het Kind werken al enige tijd met een webshop, maar ondervinden heel wat problemen naar gebruiksvriendelijkheid toe zowel voor de klant als voor de medewerker in de backoffice. Daarom wordt onderzocht welk platform beter geschikt is om de producten vanuit beide diensten aan te bieden: van tickets bestellen voor een cultuurvoorstelling tot een squashbox of materiaal van de uitleendienst reserveren of een inschrijving doen voor een sportkamp of zomeropvang in de kinderopvang. Gebruiksvriendelijkheid voor klanten is prioritair. Het platform moet vlot kunnen koppelen met reeds bestaande software en met de gemeentelijke website. Het betekent een tijdswinst voor zowel klanten als medewerkers en ondersteunt de professionele en efficiënte dienstverlening van beide diensten.

Binnen de dienst Vrije tijd zorgen we ook voor de uitbouw van een online evenementenloket. Hiermee willen we lokale verenigingen en organisatoren een moderne tool aanbieden die het hen vergemakkelijkt om activiteiten op ons grondgebied te organiseren. Zo zou het een vermindering van de administratieve werklast moeten betekenen. Het online evenementenloket is dus een stap in de goede richting tot de realisatie van een integraal, inclusief, efficiënt en transparant evenementenbeleid. Binnen het Huis van het Kind staat ook de vernieuwing van de software voor baby- en peuteropvang op het programma.

Status

Stand van zaken (toelichting)

Sinds 2 augustus 2021 werken de diensten Vrije Tijd en Buitenschoolse Kinderopvang via de vernieuwde webshop. 

Activatie modules in de webshop

• Begin september 2021 werd de module 'Inschrijvingen' gelanceerd waarbij ouders konden inschrijven voor sportactiviteiten en de voor-en naschoolse opvang alsook vakantieopvang.
• Later in 2021 werd de module 'Ticketing' gelanceerd.
• In december 2021 werden de modules 'Zaal- en materiaalverhuur' gelanceerd. Bij de lancering waren deze modules in de front nog niet beschikbaar, m.a.w. was het online nog niet mogelijk om aanvragen in te dienen.  De nadruk lag voornamelijk op het hebben van een alternatief voor ReCreateX gezien deze samenwerking op 31/12/2021 werd stopgezet.
  
  Op vrijdag 29 april 2022 werden beide modules online gelanceerd. Verenigingen en particulieren kunnen voortaan online een aanvraag indienen tot het huren van een zaal en/of materiaal. Jaarlijks kunnen verenigingen en/of particulieren hun seriereserveringen indienen t.e.m. 30 mei en dit telkens voor het komende (sport)seizoen. 

Vanaf 1 juli 2022 treden het nieuwe retributie- en huishoudelijk reglement Vrije Tijd in voege en zullen alle aanvraagprocedures gedigitaliseerd zijn. 

Tijd

Vertraagd: lancering modules zaal- en materiaalverhuur werd uitgesteld ten gevolge van uitstel startdatum nieuw retributie- en huishoudelijk reglement Vrije Tijd. Op 1 juli 2022 treden het nieuwe retributie- en huishoudelijk reglement Vrije Tijd in voege en zullen alle aanvraagprocedures gedigitaliseerd zijn. 

Geld

Startdatum

Einddatum