Bevoegde schepen
Andy Depetter

Sinds de integratie van gemeente en OCMW is de gemeentelijk archivaris ook verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het OCMW. Doorheen de jaren is het OCMW-archief enorm aangegroeid. Voor nieuwe dossiers stellen we duidelijke archiveringsrichtlijnen op, zodat de overdrachten aan het archief zo vlot mogelijk kunnen verlopen (zie actie: Archiveringsrichtlijnen (verder) verduidelijken en implementeren in onze organisatie). De oude dossiers worden ter hand genomen en aan het overzicht van bewaartermijnen van de archiefselectielijsten getoetst zodat een grondige schoning kan gebeuren.

De huidige behuizing van het OCMW-archief is toe aan herziening aangezien de bewaring op dit ogenblik niet in optimale omstandigheden verloopt. Daarom worden nu verschillende pistes bekeken om het OCMW-archief in een betere staat te bewaren zodat de interne ontsluiting van de archiefstukken gevrijwaard blijft.

Status

In uitvoering

Stand van zaken (toelichting)

Om te voorzien in een betere huisvesting  en ontsluiting van het 'oude' archief van het OCMW heeft er in 2021 een marktverkenning plaatsgevonden. 

  • Voor het recente archief werden voorbereidende handelingen uitgevoerd in afwachting van de praktische uitwerking van selectielijsten. Bedoeling is de archiefinstroom op die manier te beperken.
  • Idem voor het toekomstige archief waarbij vooral wordt gekeken naar digitale archivering. Een samenwerking met de Provincie Oost-Vlaanderen werd opgezet in de tweede helft van 2022.
  • Het oude archief van het OCMW werd in het voorjaar van 2023 geschoond, een deel klaargemaakt voor definitieve vernietiging (in afstemming met het Rijksarchief) en een deel klaargemaakt voor verdere bewaring. 

Via Solva werd midden 2023 een intergemeentelijk archivaris aangesteld. De intergemeentelijke archivaris zal gemeente en OCMW als één organisatie beschouwen in zijn werking. Het archief- en leeszaalreglement, alsook verdere richtlijnen die daaruit voortvloeien, geldt voor de hele organisatie, zonder onderscheid tussen gemeente en OCMW. Het vernieuwde reglement werd goedgekeurd door de raden op 21 december 2023.

Voor een betere huisvesting en ontsluiting van het archief van het OCMW werd besloten om maximaal OCMW-archief te verhuizen naar het depot in het administratief centrum. Daartoe werd eerst plaats vrijgemaakt in dit depot via archiefvernietigingen (steeds in afstemming met het Rijksarchief). De dozen die worden overgebracht, worden eerst gecheckt op mogelijke schimmels en waar nodig behandeld en vervolgens herverpakt in zuurvrije archiefdozen. Deze verhuisbeweging heeft plaatsgevonden tijdens het eerste en tweede kwartaal van 2024, en is intussen afgerond.

Tijdens de zomermaanden van 2024 wordt extra aandacht besteed aan het Sociaal Huis, om er de archiefachterstanden te proberen weg te werken, en om de nieuwe archiefrichtlijnen te laten inburgeren. Tevens moet er een structurele oplossing gezocht worden voor het acute tekort aan plaats aan archiefruimte in het Sociaal Huis.

Stand van zaken (indicator)

G

Tijd

Tijd (indicator)

G

Geld

Geld (indicator)

G