Bevoegde schepen
Andy Depetter

Sinds de integratie van gemeente en OCMW is de gemeentelijk archivaris ook verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het OCMW. Zaak is nu om de werking van beide archieven op elkaar af te stemmen. Onze archiveringsrichtlijnen zullen (verder) gecommuniceerd worden naar de medewerkers om te voldoen aan de decretale verplichtingen rond archivering, een goede interne ontsluiting van de archiefstukken te voorzien voor onze diensten en de aangroei van beide archieven binnen de perken te houden.

Begin september 2019 werd de nieuwe archiefselectielijst, opgesteld door stads-, gemeentearchivarissen en archivarissen van het Algemeen Rijksarchief, verspreid naar alle steden en gemeenten. Deze lijst bepaalt welke documenten in aanmerking komen voor permanente of tijdelijke bewaring. Op basis van deze nieuwe lijst stelt de archivaris, in overleg met de verantwoordelijke dienst, een archiefselectielijst op maat op voor iedere dienst.

Status

Uitgevoerd

Stand van zaken (toelichting)

Voor het archiefbeheer kon het OCMW in 2022 rekenen op ondersteuning vanuit de provincie Oost-Vlaanderen waarbij het oude archief (dat zich in de Nieuwstraat  bevond) werd geschoond en de selectielijsten erop werden toegepast. Een groot deel van het oude archief kon zo in 2023 vernietigd worden (in afstemming met het Rijksarchief). Aan de hand van duidelijke selectielijsten zullen ook de huidige dossiers in het OCMW-gebouw uitgeschoond en bewaard worden. Hiermee kan de aangroei van het papieren archief beter in de hand gehouden worden.

Sinds juni 2023 werken we met een intergemeentelijk archivaris via SOLVA. Op de raden van 21 december 2023 liet hij een vernieuwd archiefreglement goedkeuren voor onze organisatie. Dit reglement legt de basis voor de geïntegreerde archiefwerking van de organisatie vast. Ook heeft de archivaris een aantal richtlijnen opgesteld, gebaseerd op het archiefreglement, die vanaf 2024 stapsgewijs geïmplementeerd zullen worden binnen de organisatie. Verdere richtlijnen worden opgemaakt en geïmplementeerd, op basis van de vragen en noden die leven binnen de organisatie.

2024 staat in het teken van de uitrol van de archiefrichtlijnen. Deze werden goedgekeurd bij besluit Algemeen Directeur (28 maart 2024), toegelicht op het diensthoofdenoverleg van 15 mei 2024 en gepubliceerd op de Wegwijzer voor personeelsleden. De eerste overdrachten volgens de nieuwe richtlijnen hebben ondertussen plaatsgevonden. Tijdens de zomermaanden van 2024 wordt extra aandacht besteed aan de archiefwerking van het Sociaal Huis.

Stand van zaken (indicator)

G

Tijd

Tijd (indicator)

G

Geld

Geld (indicator)

G