Bevoegde schepen
Marnick Vaeyens

Een belangrijk project van interne digitalisering met een grote impact op zowel de werking van de hele organisatie als de koppeling van softwaretoepassingen is de invoering van een centraal platform voor digitaal ondertekenen. Een digitaal ondertekenplatform biedt namelijk enorme voordelen voor onze organisatie op het vlak van efficiëntie, duurzaamheid en tijdswinst. Dergelijk platform zorgt namelijk voor het beheer en de rechtsgeldige digitale ondertekening van zowel (gescande) papieren als digitale documenten, zoals akten, afschriften, contracten, brieven, vergunningen ... en kan aangepast worden aan onze organisatiestructuur via specifieke onderteken- en aflever-workflows.

Status

In uitvoering

Stand van zaken (toelichting)

De invoering van een digitaal handtekenplatform kan een aanzienlijke efficiëntiewinst voor de hele organisatie betekenen en is een belangrijke stap voorwaarts in de digitalisering van onze dienstverlening en interne werking. Naast efficiëntie en tijdswinst biedt een dergelijk platform ook grote voordelen op vlak van duurzaamheid (minder verplaatsingen en papierverspilling) en informatieveiligheid. Zeker als dit handtekenplatform gekoppeld en geïntegreerd wordt in softwaretoepassingen zoals het postregistratiesysteem, Cobra (uittreksels en andere documenten uit ons notuleringspakket) en Vergunningen.net (documenten stedenbouw).

De dienst ICT voerde in 2020 een verkennend marktonderzoek rond digitale ondertekenplatformen. Begin 2021 werd gekozen voor het platform eSignFlow van VandenBroele. Dat platform werd in het tweede kwartaal van 2021 in testomgeving opgezet en de beheerders kregen in juli een eerste opleiding.

  • In het najaar van 2021 zaten we met VandenBroele en Cevi rond de tafel om het digitaal ondertekenen eerst te implementeren in het notuleringspakket Cobra. In het voorjaar van 2022 werden intern opleidingen gegeven aan de betrokken medewerkers. Intussen worden de personeelsbesluiten van de algemeen directeur en de besluiten en notulen van het college, het vast bureau en de raden, net als de besluiten burgemeester en financieel directeur digitaal ondertekend vanuit Cobra (dankzij de koppeling met eSignFlow).
  • Voor Vergunningen.net vroegen collega's van de dienst Wonen & Ondernemen al via manuele upload de digitale ondertekening aan. In het najaar van 2022 werd de koppeling tussen Vergunningen.net en eSignFlow opgestart. De verdere uitwerking tussen beide systemen moet nog gefinetuned worden. Bestaande documenten werden geüniformiseerd, oude documenten gearchiveerd. Door de lancering van het Vlaamse Vastgoedinformatieplatform en het backofficesysteem Vastgoedinfo werd hieraan voorrang gegeven bij de dienst. De volledige integratie van eSignFlow en Vergunningen.NET wordt in het najaar van 2024 opnieuw opgenomen.
  • Door de uitfasering van het huidige postregistratiesysteem wordt per dienst bekeken op welke manier uitgaande brieven kunnen opgemaakt en digitaal getekend worden. Voor de dienst Huisvesting werden, in afwachting van het nieuwe postregistratiesysteem, de sjablonen geüpdatet en aangepast en kunnen voortaan via eSignFlow getekend worden. Rechtstreekse koppelingen werden gevraagd om te voorzien met eSignFlow en MAGDA Documentendienst. Van zodra deze koppelingen in orde worden gebracht kan de dossieropvolging, ondertekening en verzending volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden. 
  • Het nieuwe postregistratiesysteem BOA zal op 1 juli 2024 lokaal geïnstalleerd worden en wordt voorzien van de nodige koppeling om uitgaande poststukken digitaal te ondertekenen conform de werkwijze in het notuleringspakket Cobra. 

Naast het gebruik van het handtekenplatform eSignFlow zal 'Digitaal Ondertekenen' van de Vlaamse Overheid opnieuw in gebruik genomen worden. Dit op vraag van enkele collega's die externe documenten (o.a. examenjury-verslagen) dienen te ondertekenen. Deze werkwijze is niet compatibel met eSignFlow. De toegangen tot Digitaal Ondertekenen zullen, na intern overleg, in orde gebracht worden waar nodig. 

Stand van zaken (indicator)

G

Tijd

Tijd (indicator)

O

Geld

Geld (indicator)

G