Bevoegde schepen
Marnick Vaeyens

Net als bij vele andere lokale besturen is het een uitdaging om de voortdurende toevloed, verwerking en productie van informatie te stroomlijnen en waar nodig tijdelijk/permanent te bewaren binnen onze organisatie. Concreet willen we inzetten op een nieuwe digitale mappenstructuur met heldere richtlijnen voor medewerkers, willen we bij softwareleveranciers verder aandringen op digitale archiveringsstrategieën en bekijken we of er interessante digitale archiveringssystemen op de markt zijn/komen die geschikt zijn voor onze organisatiegrootte.

Status

Continu

Stand van zaken (toelichting)

Op 26 januari 2023 keurde de gemeenteraad het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst met Solva goed rond het ter beschikking stellen van een intergemeentelijk archivaris. Eind juni 2023 trad de nieuwe medewerker in dienst bij Solva. Hij is twee dagen per week aan de slag voor ons lokaal bestuur, de resterende dagen spendeert hij aan het archief van de lokale besturen van Haaltert en Erpe-Mere.

In afwachting van de start van de intergemeentelijk archivaris werd de expertise bij provincie Oost-Vlaanderen ingeschakeld om het oude OCMW-archief te schonen. Omwille van de optimalisering van de beschikbare archiefruimte was er immers nood aan de vernietiging van een aantal archiefbestanden waarvan de wettelijke bewaartermijn verstreken is. Samen met een aantal administratief medewerkers werd heel wat werk verzet en kwam men tot een lijst van 848 archiefdozen en 17 meter losverpakt materiaal (in totaal 102 meter archief) dat bij het Rijksarchief werd opgegeven ter vernietiging volgens de richtlijnen van het Archiefdecreet. Dit werd goedgekeurd door het vast bureau van 6 juni 2023.

De lokale overheden dragen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheren en bewaren van de bestuursdocumenten. Sinds 20 december 2019 stelt Digitaal Archief Vlaanderen het Serieregister als webapplicatie beschikbaar voor alle overheden in Vlaanderen. Dit is het centrale register waarin overheidsinstanties hun categorieën van bestuursdocumenten moeten bekend maken. Alle besturen dienen volgen het Bestuursdecreet aan te sluiten bij het Serieregister indien zij na 2023 bestuursdocumenten efficiënt wensen te beheren en eventueel vernietigen. Op 23 mei 2023 werd onze aansluiting bij het Serieregister van de Vlaamse overheid goedgekeurd door het schepencollege en vast bureau. Er werd een projectfiche opgemaakt om de implementatie van het Serieregister in 2024 te kunnen opstarten.

Zie ook A40203 (Digitaal ondertekenen van documenten mogelijk maken), waarbij het invoeren van de digitale handtekening in ons notuleringspakket alvast een belangrijke stap voorwaarts betekent in het digitaal bewaren van officiële documenten.

 

Sinds juli 2023 is de intergemeentelijke archivaris aan de slag met de verdere optimalisering van het archiefbeheer en het digitale documentbeheer.

  • Op beleidsvlak is een nieuw archiefreglement goedgekeurd door de gemeenteraad, waardoor de archiefwerking van gemeente en OCMW geïntegreerd is.
  • Wat het archiefbeheer betreft heeft een grote selectieactie plaatsgevonden in het depot van het administratief centrum, waardoor meer dan 1200 archiefdozen in aanmerking kwamen voor vernietiging. De fysieke vernietiging werd in 2024 afgerond.
  • De plaats die hierdoor gewonnen werd in het depot, werd ingenomen worden door archief van het Sociaal Huis, waar een acuut gebrek aan archiefruimte is. Deze verhuisoperatie is intussen voltooid.
  • Daarnaast wordt ook gewerkt aan een volledig nieuwe depotlijst/plaatsingslijst, waardoor het depot volledig ontsloten wordt op doosniveau. De tweede helft van 2024 wordt ingezet op het vervolledigen van deze lijst.
  • Op vlak van informatiebeheer werden in 2023 de nodige stappen achter de schermen genomen om vanaf 2024, en zeker in 2025 en 2026 volop het digitale werken te ondersteunen, en een digitale archiefwerking uit te bouwen.
    • Zo werd de uitfasering van ons documentbeheersysteem ondersteund door de archivaris. Er werd bepaald welke informatie zeker uit de applicatie gehaald moet worden, en van welke informatie de bewaartermijnen overschreden zijn, en vernietigd mogen worden.
    • Er werden ook opleidingen gevolgd over het M365-pakket, met het oog op de uitrol van SharePoint binnen de organisatie.

Stand van zaken (indicator)

G

Tijd

Tijd (indicator)

G

Geld

Geld (indicator)

G