A40200 Uitbouw van de MID-office, met koppeling naar de gebruikerstoepassingen

Met het Document Management Systeem Corsa beschikken we over een midoffice-toepassing die ook als centraal postregistratiesysteem en (beperkt) systeem voor klantrelatiebeheer gebruikt wordt. Verschillende diensten zoals de personeelsdienst en huisvestingsdienst gebruiken deze toepassing ook al om dossiers aan te maken en op te volgen. De nieuwe versie Corsa ADW is een meer gestandaardiseerde toepassing die kan gebruikt worden in alle openbare besturen en die volledig voldoet aan de wettelijke voorwaarden op vlak van informatieveiligheid. Ook de mogelijkheid tot koppeling met andere gegevensbestanden en softwaretoepassingen via een service bus is een belangrijke vernieuwing.

Ook onze notuleringstoepassing Cobra is gepositioneerd in de mid-office, maar dient nog verder gekoppeld te worden met andere softwaretoepassingen zoals een digitaal handtekenplatform.

Verder houden we de vinger aan de pols van nieuwe digitale ontwikkelingen met aandacht voor de relatie tussen de diverse back-, mid- en frontofficetoepassingen.

Status

Stand van zaken (toelichting)

Ons huidig Document Management Systeem is een midoffice-toepassing die ook als centraal postregistratiesysteem en CRM (via een koppeling aan het lokaal bevolkingsbestand en de Kruispuntbank van Ondernemingen via de Cevi-toepassing Lokovest) gebruikt wordt. Verschillende diensten zoals de personeelsdienst, financiële dienst en huisvestingsdienst gebruiken deze toepassing ook om dossiers aan te maken en op te volgen. Begin 2023 maakte de leverancier duidelijk dat een update naar cloudversie 2023 noodzakelijk was wegens beveiligingsrisico’s bij de huidige versie (2019), die door de coronapandemie pas in 2021 geïnstalleerd werd. In de organisatie zijn er bij heel wat collega’s issues rond gebruiksvriendelijkheid van dit pakket. Ook op vlak van beheer en koppelingen (oa iGen, eSignFlow) is het softwarepakket log te noemen. In functie van een mogelijke stopzetting werd een marktonderzoek uitgevoerd naar alternatieve postregistratiesystemen. Er werd contact opgenomen met V-ICT-OR over LB365 en met CEVI over BOA. Ook gemeenten en steden waar deze toepassingen in gebruik zijn werden gecontacteerd. Na dit marktonderzoek werd beslist om de huidige samenwerking stop te zetten op 31/12/2024. De exitstrategie werd bepaald, de aanwezige dossiers en poststukken worden geëxporteerd als pdf-bestanden, de metadata als .csv-bestanden. Begin 2024 werd ook groen licht gegeven voor de aanschaf van een nieuw postregistratiesysteem. De installatie en configuratie wordt voorzien voor juli 2024, de opleiding voor beheerders (diensten Secretariaat & Onthaal) in september 2024. Vanaf september 2024 zullen de diensten systematisch opgestart worden. 

De aanzet voor het aanschaffen van New Social, het softwaresysteem voor de sociale dienst, werd in de eerste helft van 2024 gegeven. Dit najaar zal er contact opgenomen worden met steden/gemeenten waar deze toepassing al in gebruik is. De uitrol van New Social zal gepaard gaan met de uitrol van het postregistratiesysteem, dit door de rechtstreekse koppeling tussen beide systemen. 

Het Lokaal Bestuur zet ook verder in op de MAGDA Documentendienst van de Vlaamse overheid. Deze toepassing biedt op termijn de mogelijkheid om te zorgen voor de volledige digitalisering van de uitgaande post binnen de organisatie. De eerste vraag voor aansluiting bij MAGDA Documentendienst kwam vanuit de dienst Burgerzaken, met name voor het verzenden van digitale oproepingskaarten in kader van beide verkiezingen in 2024. Tijdens het college van 12/12/2023 werd de aankoop van het Cevi-verkiezingspakket, als uitbreiding van 'Mijn Burgerzaken' goedgekeurd, inclusief de de nodige koppelingen met MAGDA Documentendienst. Ook Neglect-X wordt in 2024 verder uitgebreid met de koppelingen met het handtekenplatform eSignFlow en de MAGDA Documentendienst. Hiervoor werden de nodige stappen al genomen, de verdere uitwerking wordt voorzien voor najaar 2024. 

Bijkomend kwam vanuit Vlaanderen de mededeling dat men van start is gegaan met het Vlaams Handhavingsplatform (VHP), dat als doel heeft alle informatie rond handhaving te centraliseren. Steden en gemeenten worden vanaf 25/03/2024 verplicht om PV’s en verslagen van vaststellingen in te voeren in het kader van de VCRO- en DABM-decreten. Deze aansluiting zal gefaseerd gebeuren maar brengt een aantal verplichtingen met zich mee. Naast het ondertekenen van het protocol dient elke aansluiter een onboardingsproces te doorlopen bij de MAGDA Documentendienst alvorens van het VHP gebruik te kunnen maken. Dit verplicht onboardingsproces voor het VHP zorgt voor een versnelling binnen dit project. Naast ‘Mijn Burgerzaken’, het ‘Vlaams Handhavingsplatform’ en ‘Neglect-X’ zal ook het nieuwe postregistratiesysteem uitgebreid worden met deze mogelijkheid.  

Onze notuleringstoepassing werd medio 2020 gemigreerd naar het datacenter en begin 2021 volgde een update van de omgeving voor raadsleden en de toepassing zelf (voor medewerkers) om te voldoen aan de nieuwe verplichting van hogerhand, genaamd LBLOD (lokale besluiten als gelinkte open data).  Sindsdien moeten alle softwareleveranciers van notuleringspakketten gelinkt notuleren toelaten via open standaarden. Lokaal Bestuur Denderleeuw behoorde bij de pioniers die deze overstap succesvol realiseerde. De invoering van de digitale handtekening in het pakket werd uitgevoerd in 2022 (zie: A40203 Digitaal ondertekenen van documenten mogelijk maken). In 2024 komt de leverancier met een update van hun LBLOD-omgeving en zal minimaal afstemmen met onze huisstijl mogelijk gemaakt worden.

In 2020 werd een software voor beleidsrapportering aangekocht. Deze rapporteringstool voldoet aan de noden van opvolgingsrapportering binnen BBC, krijgt een rechtstreekse link naar het boekhoudpakket én tools voor het opvolgen van projecten, investeringen en organisatiebeheersing. Het projectteam bestaande uit de diensten Organisatie, Financiën en ICT slaagde erin om het pakket begin 2021 te implementeren met digitale opleidingen voor alle diensten. De jaarrekeningen en de opvolgingsrapporteringen worden sinds 2021 opgemaakt in de nieuwe software. In het najaar van 2021 namen we ook de module Begrotingsapp (intussen Beleidsportaal) in gebruik. Zo hebben we nu een digitaal beleidsportaal meerjarenplanning waarop raadsleden, medewerkers, burgers... ons meerjarenplan en de verplichte rapporteringen makkelijk kunnen raadplegen. Niet langer in één uitgebreide PDF, maar in klikbare onderdelen met een stand van zaken tot op actieniveau en een handige zoekfunctie. Zo bieden we als 3de lokaal bestuur in Vlaanderen een hoge mate van transparantie in de uitvoering van ons meerjarenplan. We zien dat intussen heel wat besturen, zowel steden als gemeenten, kiezen voor de aankoop van het pakket of langs komen met hun managementteam om de mogelijkheden in de praktijk te zien.

In 2024 maken we de overgang naar de cloudversie van de softwaretoepassing voor tijdsregistratie. Ook de verhuis van deze toepassing is een grote stap voorwaarts in de beveiliging van onze omgeving. Voor de tweede helft van 2024 wordt bekeken om de mobiele app implementeren.  

Stand van zaken (indicator)

Tijd

Tijd (indicator)

Geld

Geld (indicator)