Bevoegde schepen
Andy Depetter

Sinds de integratie van gemeente en OCMW is de gemeentelijk archivaris ook verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het OCMW. Doorheen de jaren is het OCMW-archief enorm aangegroeid. Voor nieuwe dossiers stellen we duidelijke archiveringsrichtlijnen op, zodat de overdrachten aan het archief zo vlot mogelijk kunnen verlopen (zie actie: Archiveringsrichtlijnen (verder) verduidelijken en implementeren in onze organisatie). De oude dossiers worden ter hand genomen en aan het overzicht van bewaartermijnen van de archiefselectielijsten getoetst zodat een grondige schoning kan gebeuren.

De huidige behuizing van het OCMW-archief is toe aan herziening aangezien de bewaring op dit ogenblik niet in optimale omstandigheden verloopt. Daarom worden nu verschillende pistes bekeken om het OCMW-archief in een betere staat te bewaren zodat de interne ontsluiting van de archiefstukken gevrijwaard blijft.

Status

In onderzoek

Stand van zaken (toelichting)

Om te voorzien in een betere huisvesting  en ontsluiting van het 'oude' archief van het OCMW heeft er in 2021 een marktverkenning plaatsgevonden. 

  • Voor het recente archief werden voorbereidende handelingen uitgevoerd in afwachting van de praktische uitwerking van selectielijsten. Bedoeling is de archiefinstroom op die manier te beperken.
  • Idem voor het toekomstige archief waarbij  vooral wordt gekeken naar digitale archivering. Een samenwerking met de Provincie Oost-Vlaanderen werd opgezet in de tweede helft van 2022.
  • Het oude archief van het OCMW werd in het voorjaar van 2023 geschoond, een deel klaargemaakt voor definitieve vernietiging (in afstemming met het Rijksarchief) en een deel klaargemaakt voor verdere bewaring. Het deel voor verdere bewaring krijgt nog een langdurige opslag in een van de panden van het lokaal bestuur. 

Via Solva werd midden 2023 een intergemeentelijk archivaris aangesteld die de aanpak van ons archief verder zal trekken.

Stand van zaken (indicator)

O

Tijd

Vertraagd

Tijd (indicator)

O

Geld

Geld (indicator)

O