Bevoegde schepen
Andy Depetter

Sinds de integratie van gemeente en OCMW is de gemeentelijk archivaris ook verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het OCMW. Zaak is nu om de werking van beide archieven op elkaar af te stemmen. Onze archiveringsrichtlijnen zullen (verder) gecommuniceerd worden naar de medewerkers om te voldoen aan de decretale verplichtingen rond archivering, een goede interne ontsluiting van de archiefstukken te voorzien voor onze diensten en de aangroei van beide archieven binnen de perken te houden.

Begin september 2019 werd de nieuwe archiefselectielijst, opgesteld door stads-, gemeentearchivarissen en archivarissen van het Algemeen Rijksarchief, verspreid naar alle steden en gemeenten. Deze lijst bepaalt welke documenten in aanmerking komen voor permanente of tijdelijke bewaring. Op basis van deze nieuwe lijst stelt de archivaris, in overleg met de verantwoordelijke dienst, een archiefselectielijst op maat op voor iedere dienst.

Status

In onderzoek

Stand van zaken (toelichting)

In januari 2020 heeft de archivaris de maatschappelijk werkers kennis laten maken met de nieuwe selectierichtlijnen voor het OCMW. De verdere uitwerking werd uitgesteld door de coronacrisis.

Begin 2021 startten twee nieuwe hoofdmaatschappelijk werkers in de sociale dienst van het OCMW. De interne reorganisatie van de sociale dienst kreeg toen voorrang op het uitwerken en implementeren van nieuwe selectierichtlijnen voor de sociale dienst. Met de komst van een administratieve kracht in het OCMW, werden wel al voorbereidende taken voor het schonen van het archief uitgevoerd.  Eind 2021 namen we afscheid van onze archivaris, waarna in 2022 externe begeleiding werd ingeschakeld en in 2023 via Solva een intergemeentelijk archivaris werd aangeworven.  

Voor de externe begeleiding kon het OCMW rekenen op ondersteuning vanuit de provincie Oost-Vlaanderen waarbij het oude archief (dat zich bevond in de Nieuwstraat) werd geschoond en de selectielijsten erop werden toegepast.  Een groot deel van het oude archief kon zo in 2023 vernietigd worden (in afstemming met het Rijksarchief). Aan de hand van duidelijke selectielijsten zullen ook de huidige dossiers in het OCMW-gebouw uitgeschoond en bewaard worden.

Sinds juni 2023 werken we met een intergemeentelijk archivaris via SOLVA. Deze zal de huidige werking in kaart brengen en verbeterprocessen aanbrengen. 

Stand van zaken (indicator)

O

Tijd

Vertraagd

Tijd (indicator)

O

Geld

Geld (indicator)

G