Organisatiebeheersing heeft tot doel beheersmaatregelen in te bouwen in alle activiteiten en processen zodat de doelstellingen efficiënter en effectiever gerealiseerd kunnen worden. Als lokaal bestuur zetten we al enkele jaren meer in op interne controle en organisatiebeheersing. Zo startten we recent nog het VVSG-traject naar Uitmuntendheid op ter voorbereiding van de externe audit door Audit Vlaanderen. Op basis van dit zelfevaluatiemodel resulteerden onze collegagroepen in rapporten per domein met verbeteracties die opgelijst werden in een opvolgingstabel voor organisatiebeheersing. Om meer de ‘taal’ en werkwijze van Audit Vlaanderen te spreken en te hanteren die audits uitvoeren bij de lokale besturen, bekijken we de overgang van ons huidig systeem gebaseerd op dat van VVSG naar de meer recente ‘Leidraad organisatiebeheersing’ van Audit Vlaanderen die meer vertrekt vanuit het bepalen van risico’s en bijhorende beheersmaatregelen.

Status

Continu

Stand van zaken (toelichting)

Op 23 januari 2020 keurden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het kader voor organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen goed, ter vervanging van het kader van VVSG. Sindsdien stellen we ons jaarverslag organisatiebeheersing op aan de hand van de Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen en leggen dit ieder jaar voor aan de raad zoals decretaal bepaald. Het jaarverslag organisatiebeheersing 2022 werd op 29 juni 2023 voorgelegd aan onze raadsleden ter kennisname. Voor het opzetten van een zelfevaluatie en de opmaak van een bijhorend actieplan voor de komende jaren willen we beroep doen op een externe partner.

In 2020 liep er een audit Informatiebeveiliging vanuit Audit Vlaanderen binnen onze organisatie die interessante werkpunten opleverde voor het nieuwe Informatieveiligheidsplan dat op 25 februari 2021 werd goedgekeurd door de raad. Dit wordt opgevolgd door onze Informatieveiligheidscel. Op basis van die audit werden 6 aanbevelingen voor ons bestuur geformuleerd. Op 2 juli 2025 ontvingen we een e-mail vanuit Audit Vlaanderen dat zij tijdens de zomervakantie zouden langs komen om op te volgen wat onze organisatie sindsdien met deze aanbevelingen heeft gedaan. Hiertoe moeten statussen, motivering en stavingsdocumenten worden overgemaakt. De dienst Organisatie bezorgt de gevraagde informatie aan de auditeurs en zal overlegmomenten met de gewenste gesprekspartners inplannen. De opstartvergadering met de diensten ICT, Organisatie en onze algemeen directeur is voorzien op 6 augustus 2025.(Zie ook A40211 Informatieveiligheid voorop in het verwerken van persoonsgegevens van burgers.) 

Sinds 2022 neemt de dienst Organisatie deel aan het regionetwerk Organisatiebeheersing voor onze regio met bijhorend informatieplatform voor deelnemende lokale besturen. Zo kunnen good practices worden opgepikt of gedeeld, kunnen vragen gesteld worden en onderwerpen op de agenda geplaatst worden. Volgende thema’s kwamen al aan bod: informatieveiligheid, organisatiebeheersing, werken met indicatoren, dienstverleningsconcept, …

In het najaar van 2023 werd de opdracht gegeven aan een extern bureau om ons te begeleiden bij de opmaak van onze omgevingsanalyse in voorbereiding van het nieuwe meerjarenplan, met inbegrip van een nieuw vertrekpunt voor de werking rond kwaliteit via het kader van organisatiebeheersing. Het interne luik van de omgevingsanalyse wordt een nieuwe zelfevaluatie op vlak van organisatiebeheersing. In het voorjaar van 2024 werd intern een digitale bevraging opgezet waarbij de thema’s van de Leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen werden bevraagd bij collega's verspreid over de hele organisatie. De resultaten werden vervolgens besproken in werksessies met een zelfevaluatieteam (managementteam). De focus lag hierbij op het detecteren van risico’s, sterke en verbeterpunten in de organisatie en het bepalen van prioritaire toekomstige opportuniteiten. Op basis van deze resultaten willen we de komende jaren werk maken van de belangrijkste verbetermaatregelen. 

Op 19 juni 2025 nam de raad kennis van het jaarverslag organisatiebeheersing en het jaarverslag informatieveiligheid 2024 en op 27 februari 2025 van het jaarverslag klachtenbehandeling 2024. 

In het kader van onze omgevingsanalyse in voorbereiding van de nieuwe bestuursperiode en het nieuwe meerjarenplan werd in samenwerking met een externe partner ook een traject rond organisatiebeheersing doorlopen in 2024. Voor onze interne analyse werd een digitale vragenlijst gestuurd aan de hand van de Leidraad van Audit Vlaanderen naar een aantal medewerkers binnen verschillende diensten van onze organisatie. Op basis van deze resultaten werd in verschillende werksessies met het managementteam gepeild naar onze sterktes en zwaktes als organisatie. Deze zelfevaluatie leverde een zicht op de prioriteiten voor de komende jaren. 

Stand van zaken (indicator)

O

Tijd

Tijd (indicator)

G

Geld

Geld (indicator)

G